Ile lat przechowywać dokumentację medyczną i jak ją zniszczyć

Dokumentację medyczną przechowuje się 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Wyjątki: 30 lat przy zgonie pacjenta wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, 30 lat dla danych o losach krwi i jej składników, 22 lata dla dokumentacji dzieci do ukończenia 2. roku życia, 10 lat dla zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją oraz 5 lat dla skierowań i zleceń lekarza. Po upływie tych okresów placówka ma obowiązek zniszczyć dokumentację w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta – art. 29 ustawy z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Terminy przechowywania dokumentacji medycznej – tabela

Od kiedy dokładnie liczy się termin?

Nie od daty wizyty ani od daty wystawienia dokumentu, tylko od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Dlatego karta pacjenta z ostatnim wpisem w styczniu 2005 r. i karta z ostatnim wpisem w grudniu 2005 r. przestają być potrzebne tego samego dnia – po 31 grudnia 2025 r.

„Ostatni wpis” oznacza ostatnią czynność udokumentowaną w tej dokumentacji – nie pierwszą wizytę i nie datę założenia karty. Jeśli pacjent wrócił po dziesięciu latach, licznik rusza od nowa.

Czy trzeba zawiadomić pacjenta przed zniszczeniem dokumentacji?

Nie – i to jedna z najczęściej powielanych nieprawd w polskim internecie. Art. 29 ust. 2 ustawy o prawach pacjenta brzmi: po upływie okresów podmiot „niszczy dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. Dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej”. To uprawnienie pacjenta, a nie obowiązek informacyjny placówki. Nie ma tam żadnego terminu ani formy zawiadomienia.

Obowiązek poinformowania istnieje, ale w zupełnie innej sytuacji. Art. 13b ust. 4 ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia dotyczy digitalizacji, czyli zamiany dokumentacji papierowej na elektroniczną. Wtedy trzeba poinformować pacjenta o digitalizacji i o możliwości odbioru papieru w terminie nie krótszym niż rok. Dopiero po bezskutecznym upływie tego terminu papier można zniszczyć.

Trzeci przepis dotyczy zamknięcia placówki: art. 30a ust. 9 nakazuje poinformować pacjentów o miejscu przechowywania dokumentacji przed zaprzestaniem działalności.

Jak trzeba zniszczyć dokumentację medyczną?

Ustawa wskazuje wyłącznie rezultat, nie technologię: „w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła”. Nie ma w przepisach ani klasy niszczarki, ani normy, ani wymogu certyfikatu.

W praktyce oznacza to, że wyrzucenie do makulatury lub do kontenera nie spełnia wymogu – dokumenty da się z nich odczytać. Nie spełnia go też przedarcie na pół ani biurowa niszczarka paskowa, z której da się złożyć kartkę.

Rynkowym standardem jest norma DIN 66399: klasa P-4 (ścinek do 160 mm²) dla danych osobowych i P-5 (do 30 mm²) dla danych szczególnych kategorii, do których należą dane o zdrowiu. Trzeba jednak wiedzieć, że DIN 66399 to norma techniczna, a nie przepis prawa. Żaden polski akt ani RODO nie narzuca konkretnej klasy. Zdanie „przepisy wymagają klasy P-5” jest argumentem sprzedażowym, nie stanem prawnym – choć sama klasa jest dobrym sposobem wykazania należytej staranności z art. 32 RODO.

Kto odpowiada za dokumentację po zamknięciu placówki?

Art. 30a ustawy o prawach pacjenta ustala kolejność. Odpowiada:

1. Podmiot, który przejął zadania likwidowanej placówki.
2. Jeśli takiego nie ma – podmiot tworzący albo sprawujący nadzór (dla podmiotów leczniczych niebędących przedsiębiorcami i instytutów badawczych).
3. Dla pozostałych podmiotów i praktyk zawodowych – podmiot, z którym zawarto umowę o przechowywanie dokumentacji.
4. W razie śmierci osoby prowadzącej praktykę – właściwa izba lekarska, izba pielęgniarek i położnych, Krajowa Izba Fizjoterapeutów albo Krajowa Rada Diagnostów Laboratoryjnych.
5. Gdy nie da się ustalić nikogo z powyższych – wojewoda.

Dokumentacja elektroniczna podlega osobnym zasadom: jest przechowywana i udostępniana w Systemie Informacji Medycznej przez jednostkę podległą Ministrowi Zdrowia. Placówka przed zamknięciem informuje pacjentów, gdzie ta dokumentacja będzie przechowywana.

Czy potrzebny jest protokół zniszczenia?

Żaden przepis go nie wymaga. Ale to jedyny dowód, jakim placówka dysponuje, gdyby ktoś kiedyś zapytał, co się stało z kartą pacjenta. RODO nakłada na administratora zasadę rozliczalności (art. 5 ust. 2) – trzeba być w stanie wykazać zgodność z przepisami, a nie tylko jej dochować.

Protokół powinien zawierać datę, zakres zniszczonej dokumentacji, sposób zniszczenia i podpis wykonawcy. My wystawiamy go do każdego zlecenia, bez dopłaty.

Ile kosztuje zniszczenie dokumentacji medycznej?

U nas obowiązuje ten sam cennik, co dla dokumentacji biurowej: do 200 kg za 400 zł netto, z odbiorem z placówki, załadunkiem i protokołem zniszczenia. Powyżej 200 kg rozliczamy z wagi, ważąc przy kliencie. Odbieramy we wtorki i czwartki. Pełne stawki są na stronie cennik niszczenia dokumentów.

Niczego nie trzeba wyjmować – zszywki, koszulki, teczki i segregatory mogą zostać. Dokumentację medyczną odbieramy w zamkniętych pojemnikach albo bezpośrednio z archiwum placówki. Więcej o tej usłudze: niszczenie dokumentacji medycznej.

Najczęstsze pytania

Ile lat przechowuje się dokumentację medyczną?

Zasadą jest 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Wyjątki to 30 lat przy zgonie wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, 30 lat dla danych o losach krwi, 22 lata dla dokumentacji dzieci do 2. roku życia, 10 lat dla zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją oraz 5 lat dla skierowań i zleceń lekarza.

Czy trzeba zawiadomić pacjenta, że jego dokumentacja zostanie zniszczona?

Nie. Art. 29 ust. 2 ustawy o prawach pacjenta mówi tylko, że dokumentacja przeznaczona do zniszczenia „może być wydana” pacjentowi – to jego uprawnienie, a nie obowiązek placówki. Obowiązek poinformowania z terminem co najmniej roku dotyczy wyłącznie digitalizacji dokumentacji papierowej, na podstawie art. 13b ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia.

Czy można wyrzucić starą dokumentację medyczną do makulatury?

Nie. Ustawa wymaga zniszczenia w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, a z makulatury dokumenty da się odczytać. Wyrzucenie dokumentacji do kontenera to naruszenie ochrony danych osobowych, które trzeba zgłosić Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin.

Jaka klasa niszczenia jest wymagana dla dokumentacji medycznej?

Żaden przepis nie narzuca konkretnej klasy. Norma DIN 66399 to standard techniczny, nie prawo. Rynkowym minimum dla danych osobowych jest klasa P-4, a dla danych o zdrowiu – jako danych szczególnych kategorii – najczęściej stosuje się P-5. Wybór wyższej klasy to sposób wykazania należytej staranności wymaganej przez art. 32 RODO, a nie spełnienie konkretnego przepisu.

Co dzieje się z dokumentacją po zamknięciu gabinetu lub przychodni?

Odpowiada podmiot, który przejął zadania placówki, a jeśli takiego nie ma – podmiot tworzący albo nadzorujący, ewentualnie podmiot, z którym zawarto umowę o przechowywanie. Po śmierci osoby prowadzącej praktykę zawodową dokumentację przejmuje właściwa izba zawodowa. Gdy nie da się ustalić nikogo – odpowiada wojewoda. Dokumentacja elektroniczna trafia do Systemu Informacji Medycznej.

Czy dokumentację elektroniczną też trzeba niszczyć?

Tak, obowiązują te same terminy z art. 29 ustawy o prawach pacjenta. Różni się tylko sposób: przy nośnikach elektronicznych zniszczenie musi obejmować sam nośnik albo skuteczne, nieodwracalne usunięcie danych. Skasowanie pliku ani sformatowanie dysku tego nie zapewnia – dane da się odzyskać.

Czytaj dalej: Niszczenie dokumentacji medycznej · Cennik niszczenia dokumentów · Kalendarz przechowywania dokumentów (PDF)