Niszczenie dokumentacji medycznej – przychodnie, gabinety, apteki

Dokumentacji medycznej po upływie 20 lat nie wolno przechowywać dłużej – a jako dane o zdrowiu wymaga ona przy niszczeniu najwyższych standardów bezpieczeństwa. Ekotechnika niszczy kartoteki pacjentów w klasie P-5 według DIN 66399 (poziom zalecany dla danych szczególnych kategorii), wystawia protokół zniszczenia i odbiera dokumenty bezpośrednio z placówki – publicznej i prywatnej. Zaufało nam ponad dwadzieścia przychodni, gabinetów i aptek.

Specyfika dokumentacji medycznej

• Dane o zdrowiu to szczególna kategoria danych (art. 9 RODO) – do ich niszczenia stosujemy klasę P-5, wyższą niż standard dla zwykłych dokumentów firmowych.
• Terminy różnią się w obrębie jednej kartoteki – dokumentacja podstawowa 20 lat, zdjęcia RTG 10 lat, skierowania 5 lat, a dokumentacja dzieci do 2. roku życia – 22 lata.
• Obowiązki placówek publicznych i prywatnych są takie same – szpital, NZOZ i indywidualna praktyka rozliczają się z dokumentacji według tych samych przepisów.
• Po zamknięciu lub przejęciu praktyki dokumentację trzeba uporządkować w krótkim czasie – odbieramy również duże, jednorazowe archiwa.

Terminy przechowywania dokumentacji medycznej

Podstawowe okresy wynikające z ustawy o prawach pacjenta:

Terminy liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.

Co zapewniamy

Dokumentację medyczną traktujemy jak dane najwyższego ryzyka: zamykane pojemniki, transport bez dostępu osób trzecich i niszczenie w klasie P-5. Niszczymy również nośniki cyfrowe – dyski twarde z komputerów i sprzętu diagnostycznego.

• Odbiór z siedziby – przyjeżdżamy po dokumenty na terenie Warszawy i Mazowsza; nie muszą Państwo niczego wozić ani wcześniej segregować.
• Niszczenie zgodne z normą DIN 66399 – standardowo w klasie P-4, a dla danych szczególnie chronionych w klasie P-5.
• Protokół zniszczenia – dokument z datą, zakresem i sposobem niszczenia, który przedstawia się kontroli UODO.
• Pojemniki na dokumenty – przy stałej współpracy zostawiamy zamykane pojemniki i wymieniamy je w ustalonym rytmie.

Jak wygląda współpraca

1. Kontakt i wycena – telefonicznie lub mailem; wystarczy przybliżona ilość dokumentów (liczba segregatorów, worków albo metrów bieżących akt).
2. Odbiór – przyjeżdżamy w umówionym terminie, ważymy dokumenty i zabezpieczamy je do transportu.
3. Zniszczenie i protokół – dokumenty niszczymy zgodnie z DIN 66399, a Państwo otrzymują protokół zniszczenia do dokumentacji RODO.

Kartoteki po terminie zajmują rejestrację?

Prosimy o telefon lub wiadomość z przybliżoną liczbą kartotek albo metrów bieżących dokumentacji – zaproponujemy termin odbioru i sposób niszczenia odpowiedni dla danych medycznych. O terminach przechowywania piszemy szerzej w artykule jak długo przechowywać dokumenty firmowe.

Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com