Kalendarz przechowywania dokumentów firmowych 2026 — pobierz bezpłatnie
Ile lat firma musi trzymać faktury, akta osobowe czy dokumentację ZUS — i co zrobić, gdy termin minie? Przygotowaliśmy zestawienie, które odpowiada na te pytania w jednym miejscu. Materiał jest bezpłatny — wyślemy go na wskazany adres e-mail.
Pobierz kalendarz przechowywania dokumentów (PDF)
Wyślemy plik na Państwa adres e-mail — bez zobowiązań, bez zapisu na newsletter.
Gotowe — plik jest w drodze na Państwa skrzynkę.
Gdyby wiadomość nie dotarła w ciągu kilku minut, prosimy sprawdzić folder spam. Kalendarz można też pobrać od razu:
Pobierz kalendarz (PDF)Co znajdą Państwo w środku
- Pełną tabelę terminów — księgowość i podatki, kadry i płace, ZUS, umowy oraz dokumentacja branżowa (medyczna, budowlana, kancelaryjna).
- Zasady liczenia terminu — dlaczego 5 lat nie liczy się od daty faktury i kiedy bieg terminu jest zawieszony.
- Co zrobić po upływie terminu — wymagania RODO, klasy bezpieczeństwa DIN 66399 i rola protokołu zniszczenia.
- Listę kontrolną porządków w archiwum — siedem kroków do odhaczenia, od spisu kategorii po wpis w rejestrze czynności.
Najczęściej sprawdzane terminy
Poniżej fragment zestawienia — pełna tabela obejmuje ponad dwadzieścia kategorii dokumentów:
| Rodzaj dokumentu | Okres przechowywania |
|---|---|
| Faktury VAT i dokumenty księgowe | 5 lat |
| Akta osobowe (zatrudnieni od 2019 r.) | 10 lat |
| Akta osobowe (zatrudnieni przed 2019 r.) | 50 lat* |
| Listy płac i karty wynagrodzeń | 10 lat |
| Dokumentacja ZUS | 10 lat |
| Dokumentacja medyczna pacjentów | 20 lat |
* 10 lat, jeżeli pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny OSW/RIA. Pozostałe kategorie — w pełnym zestawieniu.
Dlaczego to ważne
RODO działa w obie strony: dokumenty z danymi osobowymi trzeba przechowywać przez wymagany czas, ale trzymanie ich „na wszelki wypadek" po upływie terminu również jest naruszeniem zasady ograniczenia przechowywania. Po terminie dokumenty należy usunąć w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści — a fakt zniszczenia udokumentować.
Wyrzucenie dokumentów do makulatury nie spełnia tego wymogu. Standardem dla danych osobowych jest klasa P-4 według normy DIN 66399, a dla danych szczególnie chronionych — P-5. Dowodem dla kontroli UODO jest protokół zniszczenia zawierający datę, zakres i sposób niszczenia.
Potrzebują Państwo zniszczyć dokumenty po terminie?
Ekotechnika odbiera dokumenty z siedziby firmy na terenie Warszawy i Mazowsza, niszczy je zgodnie z normą DIN 66399 i wystawia protokół zniszczenia. Obsługujemy zarówno jednorazowe porządki w archiwum, jak i stałą współpracę z pojemnikami na dokumenty. Więcej o terminach piszemy w artykule jak długo przechowywać dokumenty firmowe.
Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com