Jak długo firma musi przechowywać dokumenty?
Polskie prawo nakłada na przedsiębiorców obowiązek przechowywania różnych rodzajów dokumentów przez ściśle określony czas. Po jego upływie dokumenty powinny zostać bezpiecznie zniszczone – wyrzucenie ich do zwykłego kosza naraża firmę na naruszenie przepisów RODO.
Terminy przechowywania dokumentów – tabela
Poniżej zestawienie najważniejszych terminów archiwizacji dokumentów firmowych:
| Rodzaj dokumentu | Okres przechowywania |
|---|---|
| Faktury VAT i dokumenty księgowe | 5 lat (od końca roku podatkowego) |
| Akta osobowe pracowników (zatrudnionych od 2019) | 10 lat |
| Akta osobowe pracowników (zatrudnionych przed 2019) | 50 lat lub 10 lat (po elektronicznym raporcie ZUS) |
| Listy płac i karty wynagrodzeń | 10 lat |
| Deklaracje podatkowe (PIT, CIT, VAT) | 5 lat |
| Umowy cywilnoprawne | 5 lat (lub do przedawnienia roszczeń) |
| Dokumentacja ZUS | 10 lat |
| Dokumentacja medyczna | 20 lat (karty pacjentów) |
Bezpłatny kalendarz przechowywania dokumentów (PDF)
Pełne zestawienie terminów dla ponad dwudziestu kategorii dokumentów — z zasadami liczenia terminu i listą kontrolną porządków w archiwum. Wysyłamy na e-mail.
Pobierz kalendarzCo zrobić z dokumentami po upływie terminu?
Po upływie ustawowego okresu przechowywania dokumenty należy bezpiecznie zniszczyć. Prawo nie określa metody zniszczenia, ale zgodnie z RODO administrator danych musi zapewnić, że dane osobowe nie trafią w niepowołane ręce. Oznacza to, że:
- Wyrzucenie dokumentów do kosza lub kontenera – niezgodne z RODO
- Zwykłe podarcie dokumentów – niewystarczające
- Zniszczenie niszczarką biurową klasy P-2 – dopuszczalne tylko dla mało wrażliwych danych
- Profesjonalne niszczenie przemysłowe (DIN P-4 lub wyżej) – zalecane dla dokumentów z danymi osobowymi
Protokół zniszczenia – obowiązkowy dowód
Po profesjonalnym zniszczeniu dokumentów firma powinna otrzymać protokół zniszczenia. Jest to dokument potwierdzający datę, zakres i metodę zniszczenia materiałów. W razie kontroli UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych) protokół stanowi dowód prawidłowego postępowania z danymi osobowymi.
Zamów niszczenie dokumentów w Warszawie
Ekotechnika oferuje odbiór i niszczenie dokumentów na terenie Warszawy i Mazowsza. Obsługujemy firmy, które chcą jednorazowo pozbyć się zalegającej dokumentacji, jak i te szukające regularnej współpracy. Po każdym zleceniu wystawiamy protokół zniszczenia. Zadzwoń: 531 690 670 lub odwiedź stronę niszczenie dokumentów Warszawa.