Niszczenie dokumentów dla wspólnot, spółdzielni i zarządców nieruchomości

Administracja nieruchomości gromadzi dane setek mieszkańców – rozliczenia mediów, korespondencję, umowy najmu, karty do głosowań. Po upływie terminów przechowywania te dokumenty trzeba usunąć zgodnie z RODO, a dokumentację techniczną budynku – zachować. Ekotechnika współpracuje z zarządcami i administracjami z Warszawy i okolic: odbieramy dokumenty z biura, niszczymy je zgodnie z DIN 66399 i wystawiamy protokół.

Specyfika dokumentów administracji nieruchomości

• Zarządca odpowiada za dane wielu wspólnot naraz – przy odbiorze zbiorczym protokół zniszczenia wystawiamy osobno dla każdej wspólnoty.
• Rozliczenia mediów i salda lokali to dane finansowe mieszkańców – po upływie okresu roszczeń nie powinny zalegać w ogólnodostępnych segregatorach.
• Dokumentacji technicznej budynku nie wolno zniszczyć – obowiązuje przez cały okres istnienia obiektu; pomagamy oddzielić ją od dokumentów do brakowania.
• Uchwały i protokoły zebrań zachowuje się trwale jako historię wspólnoty – niszczeniu podlegają natomiast np. karty do głosowania po upływie okresu zaskarżenia uchwał.

Terminy dla dokumentacji nieruchomości

Orientacyjne okresy dla najczęstszych kategorii:

Co zapewniamy

Obsługujemy zarówno pojedyncze wspólnoty, jak i zarządców z portfelem kilkudziesięciu budynków – z odbiorem zbiorczym i rozliczeniem per wspólnota, tak aby koszt dało się przypisać do właściwej nieruchomości.

• Odbiór z siedziby – przyjeżdżamy po dokumenty na terenie Warszawy i Mazowsza; nie muszą Państwo niczego wozić ani wcześniej segregować.
• Niszczenie zgodne z normą DIN 66399 – standardowo w klasie P-4, a dla danych szczególnie chronionych w klasie P-5.
• Protokół zniszczenia – dokument z datą, zakresem i sposobem niszczenia, który przedstawia się kontroli UODO.
• Pojemniki na dokumenty – przy stałej współpracy zostawiamy zamykane pojemniki i wymieniamy je w ustalonym rytmie.

Jak wygląda współpraca

1. Kontakt i wycena – telefonicznie lub mailem; wystarczy przybliżona ilość dokumentów (liczba segregatorów, worków albo metrów bieżących akt).
2. Odbiór – przyjeżdżamy w umówionym terminie, ważymy dokumenty i zabezpieczamy je do transportu.
3. Zniszczenie i protokół – dokumenty niszczymy zgodnie z DIN 66399, a Państwo otrzymują protokół zniszczenia do dokumentacji RODO.

Archiwum administracji do uprzątnięcia?

Wystarczy wiadomość z liczbą segregatorów i adresem administracji – zaproponujemy termin odbioru i sposób rozliczenia. O terminach przechowywania piszemy szerzej w artykule jak długo przechowywać dokumenty firmowe.

Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com