Niszczenie dokumentów dla urzędów i instytucji publicznych

W jednostce publicznej zniszczenie dokumentów to końcowy etap formalnej procedury brakowania — dokumentację niearchiwalną kategorii B niszczy się dopiero po zgodzie właściwego archiwum państwowego. Ekotechnika wykonuje ten ostatni krok: odbiera wybrakowaną dokumentację, niszczy ją zgodnie z DIN 66399 i wystawia protokół zniszczenia do akt sprawy. Współpracujemy z urzędami i instytucjami z Warszawy i Mazowsza.

Specyfika dokumentacji urzędowej

• Kategoria archiwalna decyduje o wszystkim — materiały kategorii A trafiają do archiwum państwowego; niszczyć wolno wyłącznie dokumentację niearchiwalną (kategoria B) po upływie okresu z wykazu akt.
• Zgoda archiwum państwowego na brakowanie musi być wydana przed zniszczeniem — odbieramy wyłącznie dokumentację objętą taką zgodą.
• Protokół zniszczenia trafia do dokumentacji brakowania — zawiera datę, zakres i sposób zniszczenia, zgodnie z wymogami rozliczalności.
• Rozliczenie dostosowane do jednostki publicznej — faktura z odroczonym terminem płatności, a przy większych archiwach oferta pod zapytanie ofertowe.

Przykładowe okresy z wykazów akt (kategoria B)

Ostateczna jest zawsze kwalifikacja z jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA) danej jednostki; poniżej typowe przykłady:

Co zapewniamy

Niszczymy też nośniki danych — dyski twarde z wycofywanego sprzętu — i dostarczamy komplet dokumentów potrzebny do zamknięcia procedury brakowania.

• Odbiór z siedziby — przyjeżdżamy po dokumenty na terenie Warszawy i Mazowsza; nie muszą Państwo niczego wozić ani wcześniej segregować.
• Niszczenie zgodne z normą DIN 66399 — standardowo w klasie P-4, a dla danych szczególnie chronionych w klasie P-5.
• Protokół zniszczenia — dokument z datą, zakresem i sposobem niszczenia, który przedstawia się kontroli UODO.
• Pojemniki na dokumenty — przy stałej współpracy zostawiamy zamykane pojemniki i wymieniamy je w ustalonym rytmie.

Jak wygląda współpraca

1. Kontakt i wycena — telefonicznie lub mailem; wystarczy przybliżona ilość dokumentów (liczba segregatorów, worków albo metrów bieżących akt).
2. Odbiór — przyjeżdżamy w umówionym terminie, ważymy dokumenty i zabezpieczamy je do transportu.
3. Zniszczenie i protokół — dokumenty niszczymy zgodnie z DIN 66399, a Państwo otrzymują protokół zniszczenia do dokumentacji RODO.

Brakowanie zakończone zgodą archiwum?

Prosimy o przesłanie zakresu wybrakowanej dokumentacji — zaproponujemy termin odbioru i przygotujemy protokół zgodny z wymaganiami jednostki. O terminach przechowywania piszemy szerzej w artykule jak długo przechowywać dokumenty firmowe.

Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com