Niszczenie dokumentów dla ubezpieczycieli i agencji ubezpieczeniowych

Dokumentacja ubezpieczeniowa łączy dane finansowe z danymi o zdrowiu — wnioski o polisy na życie, dokumenty szkodowe czy orzeczenia lekarskie to dane szczególnych kategorii. Po upływie okresu przedawnienia roszczeń dalsze ich przechowywanie narusza RODO. Ekotechnika odbiera dokumenty z biura agencji lub multiagencji, niszczy je w klasie P-4/P-5 według DIN 66399 i wystawia protokół zniszczenia.

Specyfika dokumentacji ubezpieczeniowej

• Roszczenia z umowy ubezpieczenia przedawniają się co do zasady po 3 latach — ale dokumentacja szkód osobowych może być potrzebna znacznie dłużej; przed brakowaniem warto rozdzielić te kategorie.
• Wnioski z ankietami medycznymi zawierają dane o zdrowiu — niszczymy je w klasie P-5.
• Dystrybucja ubezpieczeń podlega rozliczalności (IDD, RODO) — protokół zniszczenia dokumentuje, że dane klientów po terminie zostały faktycznie usunięte.
• OWU, kopie polis i korespondencja przybywają z każdym rokiem sprzedaży — cykliczny odbiór utrzymuje archiwum agencji w ryzach.

Terminy dla dokumentacji ubezpieczeniowej

Orientacyjne okresy dla najczęstszych kategorii w agencji:

Co zapewniamy

Przy stałej współpracy zostawiamy w biurze zamykany pojemnik na dokumenty — wystarczy wrzucać wydruki i kopie po terminie, a my wymieniamy pojemnik w ustalonym rytmie i za każdym razem zostawiamy protokół.

• Odbiór z siedziby — przyjeżdżamy po dokumenty na terenie Warszawy i Mazowsza; nie muszą Państwo niczego wozić ani wcześniej segregować.
• Niszczenie zgodne z normą DIN 66399 — standardowo w klasie P-4, a dla danych szczególnie chronionych w klasie P-5.
• Protokół zniszczenia — dokument z datą, zakresem i sposobem niszczenia, który przedstawia się kontroli UODO.
• Pojemniki na dokumenty — przy stałej współpracy zostawiamy zamykane pojemniki i wymieniamy je w ustalonym rytmie.

Jak wygląda współpraca

1. Kontakt i wycena — telefonicznie lub mailem; wystarczy przybliżona ilość dokumentów (liczba segregatorów, worków albo metrów bieżących akt).
2. Odbiór — przyjeżdżamy w umówionym terminie, ważymy dokumenty i zabezpieczamy je do transportu.
3. Zniszczenie i protokół — dokumenty niszczymy zgodnie z DIN 66399, a Państwo otrzymują protokół zniszczenia do dokumentacji RODO.

Segregatory polis sprzed lat wciąż na półkach?

Prosimy o telefon lub wiadomość — wycenimy odbiór jednorazowy albo zaproponujemy pojemnik na stałe. O terminach przechowywania piszemy szerzej w artykule jak długo przechowywać dokumenty firmowe.

Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com