Niszczenie dokumentów dla szkół, przedszkoli i uczelni

Dane uczniów i rodziców podlegają szczególnej ochronie – RODO traktuje dane dzieci jako wymagające specjalnej troski, a dokumentacja przebiegu nauczania ma ściśle określone terminy przechowywania. Ekotechnika odbiera dokumenty z sekretariatu, niszczy je zgodnie z DIN 66399 i wystawia protokół zniszczenia dla organu prowadzącego. Współpracuje z nami kilkanaście placówek oświatowych z Warszawy i Mazowsza.

Specyfika dokumentacji oświatowej

• Arkusze ocen przechowuje się 50 lat, a dzienniki lekcyjne tylko 5 – łatwo o pomyłkę, dlatego przed brakowaniem warto oprzeć się na wykazie terminów.
• Prace pisemne, kartkówki i dokumenty rekrutacyjne nieprzyjętych kandydatów zalegają latami, choć można je zniszczyć szybko – to główny „zapychacz" szkolnych archiwów.
• Dokumentacja pomocy psychologiczno-pedagogicznej zawiera dane o zdrowiu – przy niszczeniu wymaga klasy P-5.
• Sekretariat nie ma czasu na niszczarkę – zniszczenie kilkunastu worków dokumentów biurową niszczarką to dni pracy; my zabieramy wszystko jednym kursem.

Ile lat szkoła przechowuje dokumentację

Orientacyjne terminy dla najczęstszych kategorii dokumentów placówki:

Terminy wynikają m.in. z rozporządzenia o dokumentacji przebiegu nauczania oraz wykazu akt placówki.

Co zapewniamy

Z placówkami oświatowymi rozliczamy się fakturą z odroczonym terminem, a odbiór planujemy tak, żeby nie zakłócał pracy sekretariatu – także w ferie i wakacje, gdy o porządki w archiwum najłatwiej.

• Odbiór z siedziby – przyjeżdżamy po dokumenty na terenie Warszawy i Mazowsza; nie muszą Państwo niczego wozić ani wcześniej segregować.
• Niszczenie zgodne z normą DIN 66399 – standardowo w klasie P-4, a dla danych szczególnie chronionych w klasie P-5.
• Protokół zniszczenia – dokument z datą, zakresem i sposobem niszczenia, który przedstawia się kontroli UODO.
• Pojemniki na dokumenty – przy stałej współpracy zostawiamy zamykane pojemniki i wymieniamy je w ustalonym rytmie.

Jak wygląda współpraca

1. Kontakt i wycena – telefonicznie lub mailem; wystarczy przybliżona ilość dokumentów (liczba segregatorów, worków albo metrów bieżących akt).
2. Odbiór – przyjeżdżamy w umówionym terminie, ważymy dokumenty i zabezpieczamy je do transportu.
3. Zniszczenie i protokół – dokumenty niszczymy zgodnie z DIN 66399, a Państwo otrzymują protokół zniszczenia do dokumentacji RODO.

Porządki w archiwum przed nowym rokiem szkolnym?

Wystarczy krótka wiadomość z liczbą worków lub segregatorów – zaproponujemy termin odbioru i przygotujemy protokół zniszczenia dla organu prowadzącego. O terminach przechowywania piszemy szerzej w artykule jak długo przechowywać dokumenty firmowe.

Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com