Niszczenie dokumentów dla fundacji, stowarzyszeń i parafii

Organizacje społeczne przetwarzają dane wyjątkowo wrażliwe — informacje o podopiecznych i ich sytuacji zdrowotnej czy materialnej, dane darczyńców i wolontariuszy. RODO obowiązuje fundację i parafię tak samo jak firmę, choć budżet na jego obsługę bywa niewielki. Ekotechnika obsługuje kilkanaście organizacji społecznych — odbieramy dokumenty z siedziby, niszczymy je zgodnie z DIN 66399 i wystawiamy protokół zniszczenia.

Specyfika dokumentów organizacji

• Dane podopiecznych bywają danymi szczególnych kategorii — informacje o zdrowiu czy sytuacji rodzinnej niszczymy w klasie P-5.
• Rozliczenia grantów i projektów unijnych trzeba trzymać tak długo, jak wymaga umowa (zwykle 5–10 lat) — po tym czasie zalegają już bez podstawy prawnej.
• Listy darczyńców i zgody marketingowe przechowuje się do wycofania zgody i upływu okresu roszczeń — potem należy je usunąć.
• Księgi metrykalne i akta wieczyste parafii nie podlegają niszczeniu — pomagamy oddzielić od nich dokumentację administracyjną, którą zniszczyć można i trzeba.

Terminy dla dokumentów organizacji

Najczęstsze kategorie w archiwum fundacji, stowarzyszenia lub parafii:

Co zapewniamy

Dla organizacji społecznych utrzymujemy proste, przewidywalne stawki i fakturę z odroczonym terminem. Jednorazowe porządki po zakończonym projekcie lub zmianie zarządu wyceniamy od ręki na podstawie liczby segregatorów lub worków.

• Odbiór z siedziby — przyjeżdżamy po dokumenty na terenie Warszawy i Mazowsza; nie muszą Państwo niczego wozić ani wcześniej segregować.
• Niszczenie zgodne z normą DIN 66399 — standardowo w klasie P-4, a dla danych szczególnie chronionych w klasie P-5.
• Protokół zniszczenia — dokument z datą, zakresem i sposobem niszczenia, który przedstawia się kontroli UODO.
• Pojemniki na dokumenty — przy stałej współpracy zostawiamy zamykane pojemniki i wymieniamy je w ustalonym rytmie.

Jak wygląda współpraca

1. Kontakt i wycena — telefonicznie lub mailem; wystarczy przybliżona ilość dokumentów (liczba segregatorów, worków albo metrów bieżących akt).
2. Odbiór — przyjeżdżamy w umówionym terminie, ważymy dokumenty i zabezpieczamy je do transportu.
3. Zniszczenie i protokół — dokumenty niszczymy zgodnie z DIN 66399, a Państwo otrzymują protokół zniszczenia do dokumentacji RODO.

Dokumenty po projektach zalegają w biurze?

Prosimy o wiadomość z przybliżoną ilością dokumentów — zaproponujemy termin odbioru i przygotujemy protokół zniszczenia do dokumentacji projektowej. O terminach przechowywania piszemy szerzej w artykule jak długo przechowywać dokumenty firmowe.

Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com