Niszczenie dokumentów dla domów pomocy społecznej i placówek opiekuńczych

Dokumentacja mieszkańca DPS należy do najwrażliwszych danych, jakie w ogóle istnieją – łączy informacje o zdrowiu, sytuacji rodzinnej i finansach z decyzjami administracyjnymi. Po upływie okresów przechowywania trzeba ją zniszczyć w sposób gwarantujący pełną poufność. Ekotechnika niszczy dokumentację placówek opiekuńczych w klasie P-5 według DIN 66399, wystawia protokół zniszczenia i odbiera akta bezpośrednio z placówki – dyskretnie, bez angażowania personelu opiekuńczego.

Specyfika dokumentacji placówek opiekuńczych

• Akta mieszkańców łączą kilka reżimów prawnych – dokumentacja medyczna (20 lat), socjalna i administracyjna mają różne terminy; pomagamy je uporządkować przed brakowaniem.
• Dane o zdrowiu i sytuacji życiowej podopiecznych to szczególne kategorie danych (art. 9 RODO) – standardem niszczenia jest klasa P-5.
• Placówki publiczne brakują dokumentację według wykazu akt – niszczymy ją po zakończeniu procedury, z protokołem do akt.
• Archiwa rosną przez dekady – przy likwidacji, przekształceniu lub przeprowadzce placówki odbieramy całość jednym transportem.

Terminy dla dokumentacji placówki

Orientacyjne okresy dla najczęstszych kategorii:

Co zapewniamy

Rozumiemy specyfikę placówek całodobowych – odbiór umawiamy na spokojną porę dnia, dokumenty trafiają do zamykanych pojemników jeszcze na miejscu, a rozliczenie odbywa się fakturą z odroczonym terminem.

• Odbiór z siedziby – przyjeżdżamy po dokumenty na terenie Warszawy i Mazowsza; nie muszą Państwo niczego wozić ani wcześniej segregować.
• Niszczenie zgodne z normą DIN 66399 – standardowo w klasie P-4, a dla danych szczególnie chronionych w klasie P-5.
• Protokół zniszczenia – dokument z datą, zakresem i sposobem niszczenia, który przedstawia się kontroli UODO.
• Pojemniki na dokumenty – przy stałej współpracy zostawiamy zamykane pojemniki i wymieniamy je w ustalonym rytmie.

Jak wygląda współpraca

1. Kontakt i wycena – telefonicznie lub mailem; wystarczy przybliżona ilość dokumentów (liczba segregatorów, worków albo metrów bieżących akt).
2. Odbiór – przyjeżdżamy w umówionym terminie, ważymy dokumenty i zabezpieczamy je do transportu.
3. Zniszczenie i protokół – dokumenty niszczymy zgodnie z DIN 66399, a Państwo otrzymują protokół zniszczenia do dokumentacji RODO.

Archiwum placówki wymaga uporządkowania?

Prosimy o kontakt z przybliżoną ilością dokumentacji – zaproponujemy termin odbioru i sposób niszczenia odpowiedni dla danych wrażliwych. O terminach przechowywania piszemy szerzej w artykule jak długo przechowywać dokumenty firmowe.

Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com