Niszczenie dokumentów dla biur rachunkowych i księgowości

Biuro rachunkowe przechowuje dokumenty wielu firm naraz — i odpowiada za nie jak za własne. Po upływie terminów przechowywania dokumenty księgowe i kadrowe klientów trzeba zniszczyć w sposób zgodny z RODO i umową powierzenia. Ekotechnika odbiera dokumentację prosto z biura, niszczy ją zgodnie z DIN 66399 i wystawia protokół — współpracuje z nami ponad dwadzieścia biur rachunkowych z Warszawy i okolic.

Specyfika dokumentów biura rachunkowego

• Dokumenty klientów to dane powierzone — umowa powierzenia zwykle wymaga ich usunięcia lub zwrotu po zakończeniu współpracy, a sposób usunięcia trzeba umieć wykazać.
• Po zamknięciu roku archiwum rośnie skokowo — najstarszy rocznik można wtedy bezpiecznie wybrakować; to najlepszy moment na jeden zbiorczy odbiór.
• Akta kadrowe i płacowe klientów zawierają dane o wynagrodzeniach i zdrowiu (zwolnienia lekarskie) — przy niszczeniu obowiązuje co najmniej klasa P-4.
• Protokół zniszczenia chroni biuro — to dowód dla klienta i dla UODO, że dane po terminie zostały usunięte, a nie zalegają w piwnicy.

Terminy, po których dokumenty księgowe można zniszczyć

Najczęściej brakowane kategorie z archiwum biura rachunkowego:

Terminy liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku — zasady liczenia znajdą Państwo w kalendarzu.

Co zapewniamy

Rozumiemy rytm pracy biura — odbiory planujemy poza szczytem rozliczeń, a przy stałej współpracy podstawiamy zamykane pojemniki, do których na bieżąco trafiają wydruki robocze i dokumenty po terminie.

• Odbiór z siedziby — przyjeżdżamy po dokumenty na terenie Warszawy i Mazowsza; nie muszą Państwo niczego wozić ani wcześniej segregować.
• Niszczenie zgodne z normą DIN 66399 — standardowo w klasie P-4, a dla danych szczególnie chronionych w klasie P-5.
• Protokół zniszczenia — dokument z datą, zakresem i sposobem niszczenia, który przedstawia się kontroli UODO.
• Pojemniki na dokumenty — przy stałej współpracy zostawiamy zamykane pojemniki i wymieniamy je w ustalonym rytmie.

Jak wygląda współpraca

1. Kontakt i wycena — telefonicznie lub mailem; wystarczy przybliżona ilość dokumentów (liczba segregatorów, worków albo metrów bieżących akt).
2. Odbiór — przyjeżdżamy w umówionym terminie, ważymy dokumenty i zabezpieczamy je do transportu.
3. Zniszczenie i protokół — dokumenty niszczymy zgodnie z DIN 66399, a Państwo otrzymują protokół zniszczenia do dokumentacji RODO.

Archiwum biura pęka w szwach?

Po zamknięciu roku wystarczy jeden telefon — odbierzemy wybrakowane roczniki i zostawimy protokół zniszczenia dla Państwa i Państwa klientów. O terminach piszemy szerzej w artykule jak długo przechowywać dokumenty firmowe.

Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com