Kalendarz przechowywania dokumentów firmowych 2026 – pobierz bezpłatnie
Faktury i dokumenty księgowe przechowuje się 5 lat, akta osobowe 10 lat dla zatrudnionych od 2019 r. i 50 lat dla wcześniejszych, dokumentację ZUS 10 lat, a dokumentację medyczną 20 lat. Terminy liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku lub ustał stosunek pracy – nie od daty wystawienia dokumentu. Pełne zestawienie ponad dwudziestu kategorii, razem z zasadami liczenia terminów, zebraliśmy w bezpłatnym PDF.
Pobierz kalendarz przechowywania dokumentów (PDF)
Wyślemy plik na Twój adres e-mail – bez zobowiązań, bez zapisu na newsletter.
Gotowe – plik jest w drodze na Twoją skrzynkę.
Gdyby wiadomość nie dotarła w ciągu kilku minut, prosimy sprawdzić folder spam. Kalendarz można też pobrać od razu:
Pobierz kalendarz (PDF)Co znajdziesz w środku
- Pełną tabelę terminów – księgowość i podatki, kadry i płace, ZUS, umowy oraz dokumentacja branżowa (medyczna, budowlana, kancelaryjna).
- Zasady liczenia terminu – dlaczego 5 lat nie liczy się od daty faktury i kiedy bieg terminu jest zawieszony.
- Co zrobić po upływie terminu – wymagania RODO, klasy bezpieczeństwa DIN 66399 i rola protokołu zniszczenia.
- Listę kontrolną porządków w archiwum – siedem kroków do odhaczenia, od spisu kategorii po wpis w rejestrze czynności.
Najczęściej sprawdzane terminy
Poniżej fragment zestawienia – pełna tabela obejmuje ponad dwadzieścia kategorii dokumentów:
| Rodzaj dokumentu | Okres przechowywania |
|---|---|
| Faktury VAT i dokumenty księgowe | 5 lat |
| Akta osobowe (zatrudnieni od 2019 r.) | 10 lat |
| Akta osobowe (zatrudnieni przed 2019 r.) | 50 lat* |
| Listy płac i karty wynagrodzeń | 10 lat |
| Dokumentacja ZUS | 10 lat |
| Dokumentacja medyczna pacjentów | 20 lat |
* 10 lat, jeżeli pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny OSW/RIA. Pozostałe kategorie – w pełnym zestawieniu.
Dlaczego to ważne
RODO działa w obie strony: dokumenty z danymi osobowymi trzeba przechowywać przez wymagany czas, ale trzymanie ich „na wszelki wypadek" po upływie terminu również jest naruszeniem zasady ograniczenia przechowywania. Po terminie dokumenty należy usunąć w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści – a fakt zniszczenia udokumentować.
Wyrzucenie dokumentów do makulatury nie spełnia tego wymogu. Standardem dla danych osobowych jest klasa P-4 według normy DIN 66399, a dla danych szczególnie chronionych – P-5. Dowodem dla kontroli UODO jest protokół zniszczenia zawierający datę, zakres i sposób niszczenia.
Najczęstsze pytania o terminy przechowywania
Ile lat trzeba przechowywać faktury?
Faktury VAT i pozostałe dokumenty księgowe przechowuje się 5 lat. Termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku – nie od daty wystawienia faktury. W praktyce fakturę z marca 2020 r. można zniszczyć dopiero po 1 stycznia 2026 r.
Ile lat trzeba przechowywać akta osobowe pracowników?
To zależy od daty zatrudnienia. Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe przechowuje się 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dla zatrudnionych wcześniej obowiązuje 50 lat – chyba że pracodawca złożył w ZUS raport informacyjny (ZUS OSW i ZUS RIA), wtedy okres skraca się do 10 lat.
Od kiedy liczy się termin przechowywania dokumentów?
Od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku albo w którym ustał stosunek pracy – a nie od daty wystawienia dokumentu. Dlatego dokument ze stycznia i dokument z grudnia tego samego roku przestają być potrzebne tego samego dnia. Bieg terminu bywa też zawieszony, na przykład w czasie kontroli podatkowej albo postępowania sądowego.
Co zrobić z dokumentami po upływie terminu przechowywania?
Trzeba je zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści. Wyrzucenie do makulatury tego wymogu nie spełnia, bo dokumenty da się odczytać. Standardem dla danych osobowych jest klasa P-4 normy DIN 66399, a dla danych szczególnie chronionych P-5. Dowodem dla kontroli UODO jest protokół zniszczenia z datą, zakresem i sposobem niszczenia.
Czy można przechowywać dokumenty dłużej, na wszelki wypadek?
Nie. RODO działa w obie strony: dokumenty z danymi osobowymi trzeba trzymać przez wymagany czas, ale przechowywanie ich po terminie „na wszelki wypadek” narusza zasadę ograniczenia przechowywania. Trzymanie dokumentacji dłużej, niż pozwalają przepisy, jest tak samo naruszeniem jak zniszczenie jej za wcześnie.
Potrzebujesz zniszczyć dokumenty po terminie?
Ekotechnika odbiera dokumenty z siedziby firmy na terenie Warszawy i Mazowsza, niszczy je zgodnie z normą DIN 66399 i wystawia protokół zniszczenia. Obsługujemy zarówno jednorazowe porządki w archiwum, jak i stałą współpracę z pojemnikami na dokumenty. Więcej o terminach piszemy w artykule jak długo przechowywać dokumenty firmowe.
Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com