Dokumenty po likwidacji firmy – co przechować, a co zniszczyć

Przed wykreśleniem firmy z rejestru trzeba przekazać akta osobowe i płacowe przechowawcy wpisanemu do rejestru marszałka województwa i zapewnić środki na cały okres przechowywania – art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Księgi rachunkowe i dokumenty podatkowe przechowuje wskazana osoba lub jednostka, a o miejscu przechowywania trzeba zawiadomić sąd rejestrowy i urząd skarbowy (art. 76 ustawy o rachunkowości, art. 86 § 2 Ordynacji podatkowej). Zniszczyć wolno tylko to, czemu minął ustawowy okres przechowywania.

Trzy grupy dokumentów przy likwidacji

Ile lat trzeba trzymać akta osobowe – 10 czy 50?

To zależy od daty zatrudnienia i od tego, czy pracodawca złożył raporty informacyjne do ZUS.

ZUS OSW to oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych – składa się je raz, w dowolnym terminie. ZUS RIA to raport za konkretną osobę; dla osób wyrejestrowanych w latach 1999–2018 trzeba go złożyć w ciągu 12 miesięcy od ZUS OSW. Po złożeniu raportu 10 lat liczy się od końca roku, w którym raport złożono – a nie od ustania zatrudnienia.

Uwaga: skrócenie okresu wiąże się z obowiązkiem wobec pracownika. Trzeba wydać mu kopię ZUS RIA razem z informacją o skróconym okresie przechowywania, o prawie odbioru dokumentacji i o terminie jej zniszczenia.

Czy ZUS przejmuje akta pracownicze?

Nie. To częste nieporozumienie. ZUS otrzymuje wyłącznie dane elektroniczne w raportach informacyjnych – po to, żeby przy ustalaniu emerytury nie trzeba było sięgać po papier. Fizyczne akta trafiają do przechowawcy wpisanego do rejestru marszałka województwa albo, gdy brakuje pieniędzy, do archiwum państwowego.

ZUS prowadzi natomiast bazę informacji o tym, gdzie szukać dokumentacji zlikwidowanych zakładów pracy – i tam kieruje byłych pracowników.

Kto może przechowywać akta osobowe po likwidacji?

Przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania to działalność regulowana. Wymaga wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, który prowadzi marszałek województwa właściwy dla miejsca wykonywania działalności. Rejestry są jawne i publikowane w Biuletynach Informacji Publicznej urzędów marszałkowskich.

Przechowawcą może być wyłącznie osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej – jednoosobowa działalność gospodarcza i spółka cywilna nie mogą prowadzić takiej działalności. Bez wpisu mogą to robić tylko archiwa państwowe i Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.

Prowadzenie takiej działalności bez wpisu zagrożone jest karą pieniężną do 100 000 zł.

Co, jeśli firma nie ma pieniędzy na przechowanie akt?

Wtedy sąd rejestrowy – po zasięgnięciu opinii naczelnika urzędu skarbowego o stanie majątkowym – orzeka o przejęciu dokumentacji przez archiwum państwowe. Wniosek składa likwidator albo syndyk, w toku postępowania, przed wykreśleniem podmiotu.

Jeżeli firma została już wykreślona, a dokumentacja jest zagrożona zniszczeniem, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wydaje decyzję nakazującą jej złożenie. I tu jest haczyk: koszty przejęcia, ewidencjonowania, przechowania i konserwacji ponoszą solidarnie osoby zarządzające pracodawcą w dniu wykreślenia z rejestru – czyli członkowie zarządu i likwidator, z własnego majątku.

Ile lat przechowuje się dokumenty księgowe?

Dodatkowo art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej każe trzymać księgi podatkowe i związane z nimi dokumenty do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – co do zasady 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności. A § 2 nakłada na likwidatora obowiązek pisemnego zawiadomienia organu podatkowego o miejscu przechowywania ksiąg najpóźniej w ostatnim dniu istnienia podmiotu.

Kto odpowiada za dokumenty spółki po wykreśleniu z KRS?

Dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością odpowiedź daje art. 288 § 3 Kodeksu spółek handlowych: księgi i dokumenty rozwiązanej spółki oddaje się na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki albo w uchwale wspólników. Jeśli nikogo nie wskazano – przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy. Wspólnicy i osoby mające interes prawny mogą przeglądać te księgi za upoważnieniem sądu.

Za dokumentację pracowniczą odpowiada przechowawca albo archiwum państwowe, a koszty w trybie przymusowym obciążają solidarnie zarząd i likwidatora. Za dokumentację podatkową odpowiada osoba wskazana w zawiadomieniu do urzędu skarbowego.

Co można zniszczyć od razu?

Nie ma jednego ustawowego katalogu „dokumentów do natychmiastowego zniszczenia”. Trzeba przejść dokument po dokumencie i sprawdzić, czy jakikolwiek przepis nie każe go trzymać. Zniszczyć wolno to, czemu minął już ustawowy okres przechowywania i co nie jest potrzebne w toczących się ani spodziewanych postępowaniach.

W praktyce przy likwidacji do zniszczenia idzie zwykle: dokumentacja księgowa i kadrowa sprzed ponad pięciu (albo dziesięciu) lat, kopie robocze, oferty, korespondencja handlowa, wydruki analiz, stare umowy po wygaśnięciu roszczeń, wizytówki i bazy kontaktów oraz dokumentacja techniczna nieprzydatna nikomu poza firmą.

Zniszczenie musi uniemożliwiać odtworzenie treści – wywiezienie na makulaturę albo do kontenera tego wymogu nie spełnia. Przy likwidacji jest to zwykle kilkaset kilogramów papieru naraz, więc rozliczenie idzie z wagi. Stawki podajemy w cenniku niszczenia dokumentów.

Najczęstsze pytania

Co zrobić z aktami osobowymi po zamknięciu firmy?

Trzeba przekazać je przechowawcy wpisanemu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, który prowadzi marszałek województwa, i zapewnić środki finansowe na cały okres przechowywania. Musi się to stać przed wykreśleniem podmiotu z rejestru. Jeżeli firma nie ma na to środków, sąd rejestrowy orzeka o przejęciu dokumentacji przez archiwum państwowe.

Czy ZUS przejmuje akta pracownicze po likwidacji firmy?

Nie. ZUS otrzymuje wyłącznie dane elektroniczne w raportach informacyjnych ZUS RIA. Fizyczna dokumentacja trafia do przechowawcy z rejestru marszałka województwa albo do archiwum państwowego. ZUS prowadzi bazę informacji o tym, gdzie szukać akt zlikwidowanych zakładów pracy.

Ile lat trzeba trzymać dokumenty księgowe po likwidacji spółki?

Księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i zatwierdzone sprawozdania finansowe – co najmniej 5 lat, liczone od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Księgi podatkowe trzyma się do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. O miejscu przechowywania trzeba zawiadomić sąd rejestrowy i urząd skarbowy.

Czy zarząd odpowiada za dokumenty po wykreśleniu spółki z KRS?

Tak. Jeżeli dokumentacja pracownicza nie została przekazana przed wykreśleniem, a jest zagrożona zniszczeniem, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych nakazuje jej złożenie, a koszty przejęcia, ewidencjonowania, przechowania i konserwacji ponoszą solidarnie osoby zarządzające pracodawcą w dniu wykreślenia z rejestru.

Co można zniszczyć od razu przy likwidacji firmy?

Tylko dokumentację, której ustawowy okres przechowywania już minął i która nie jest potrzebna w toczących się ani spodziewanych postępowaniach. Zwykle są to stare dokumenty księgowe i kadrowe, kopie robocze, oferty, korespondencja handlowa i wygasłe umowy. Nie ma jednego katalogu – trzeba sprawdzać rodzaj po rodzaju.

Czy jednoosobowa działalność może przechowywać cudze akta osobowe?

Nie. Przechowawcą może być wyłącznie osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, wpisana do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa. Prowadzenie takiej działalności bez wpisu zagrożone jest karą pieniężną do 100 000 zł.

Czytaj dalej: Cennik niszczenia dokumentów · Niszczenie dokumentów dla biur rachunkowych · Kalendarz przechowywania dokumentów (PDF)