Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – procedura krok po kroku

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej to wydzielenie akt, którym minął okres przechowywania, i przekazanie ich do zniszczenia. Jednostki państwowe i samorządowe muszą przed zniszczeniem uzyskać zgodę dyrektora właściwego archiwum państwowego. Firmy prywatne takiej zgody nie potrzebują i brakują własną dokumentację samodzielnie. Podstawa prawna to art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. 2020 poz. 164) oraz rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. (t.j. Dz.U. 2019 poz. 246).

Kiedy w ogóle wolno brakować dokumentację?

Muszą być spełnione dwa warunki naraz. Po pierwsze – upłynął okres przechowywania z jednolitego rzeczowego wykazu akt albo z kwalifikatora dokumentacji. Po drugie – jednostka uznała, że dokumentacja utraciła dla niej znaczenie, w tym wartość dowodową. Sam upływ czasu nie wystarcza: jeśli akta są potrzebne w toczącym się postępowaniu albo w kontroli, brakować ich nie wolno.

Okres z wykazu akt jest minimalny. Przepisy szczególne mogą go wydłużyć – dokumentacja pracownicza to 10 lub 50 lat, księgi podatkowe trzyma się do przedawnienia zobowiązania. Jeżeli wykaz mówi „B5”, a Kodeks pracy „10 lat”, obowiązuje termin dłuższy.

Kto musi mieć zgodę archiwum państwowego, a kto nie?

To rozróżnienie jest źródłem większości nieporozumień. Prywatna spółka nie składa wniosku do archiwum i nie czeka na zgodę – niszczy swoją dokumentację wtedy, kiedy minie termin z przepisów podatkowych, rachunkowych i pracowniczych. Zgoda archiwum wraca do gry dopiero wtedy, gdy firma przechowuje akta po jednostce publicznej, na przykład jako przechowawca albo syndyk.

Co oznaczają kategorie A, B, BE i Bc?

Termin liczy się od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym zakończono sprawę – a nie od daty na dokumencie. Kategoria B5 dla sprawy zamkniętej w marcu 2020 r. oznacza, że dokument można brakować dopiero po 1 stycznia 2026 r. Dla dokumentów elektronicznych ewidencjonowanych termin biegnie od roku ich wytworzenia.

Co musi zawierać wniosek o zgodę na brakowanie?

Rozporządzenie z 2015 r. wymienia siedem elementów. Wniosek bez któregokolwiek z nich archiwa odsyłają bez rozpatrzenia.

1. Nazwa jednostki wnioskującej.
2. Nazwa jednostki, której dokumentacja jest brakowana (bywa inna – na przykład przy likwidacji).
3. Podstawa kwalifikowania dokumentacji – z jakiego wykazu akt wzięto kategorie.
4. Okres, z którego pochodzi dokumentacja, podany datami rocznymi.
5. Rodzaj dokumentacji.
6. Rozmiar – w jednostkach archiwalnych, inwentarzowych albo metrach bieżących.
7. Oświadczenie, że okres przechowywania upłynął i że dokumentacja utraciła znaczenie, w tym wartość dowodową.

Jak sporządzić spis dokumentacji przeznaczonej do brakowania?

Do wniosku dołącza się spis w dwóch egzemplarzach. Osobny spis dla kategorii B, osobny dla BE i osobny dla Bc – wspólny spis to jeden z najczęstszych powodów odesłania wniosku.

W nagłówku spisu: pełna nazwa jednostki wnioskującej, pełna nazwa jednostki, której dokumentacja jest brakowana, data i miejsce sporządzenia oraz imię, nazwisko i stanowisko osoby, która spis przygotowała.

Każda pozycja spisu zawiera: liczbę porządkową, oznaczenie kancelaryjne (znak akt albo znak sprawy), sygnaturę archiwalną – a jeśli sygnatur nie stosowano, adnotację, że spis powstał z natury – tytuł jednostki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego, daty roczne, liczbę jednostek i uwagi.

Czy trzeba sporządzać protokół oceny dokumentacji?

Tu krąży w internecie nieaktualna informacja. Dla dokumentacji papierowej protokół oceny nie jest wymagany – rozporządzenie z 2015 r. przewiduje wyłącznie wniosek, spisy i zgodę dyrektora archiwum. Obowiązkowy protokół i komisja brakowania pochodzą z rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r., które zostało uchylone 1 listopada 2015 r.

Protokół oceny nadal jest wymagany, ale tylko dla dokumentacji elektronicznej (§ 11 i § 13 rozporządzenia MSWiA z 2006 r.). Zawiera nazwę i adres podmiotu, imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji, ocenę komisji, liczbę pozycji w spisie, podpisy członków komisji i datę.

Co grozi za zniszczenie dokumentacji bez zgody?

Warto wiedzieć, że sama ustawa archiwalna nie karze wprost za brakowanie bez zgody – art. 52 chroni materiały archiwalne, czyli kategorię A. Realne ryzyko to art. 276 Kodeksu karnego, sankcje z Kodeksu pracy oraz zalecenia pokontrolne archiwum. RODO działa tu w drugą stronę: zasada ograniczenia przechowywania nakazuje usunąć dane, gdy minie termin.

Kiedy dokumentacja trafia już do zniszczenia

Po uzyskaniu zgody – albo, w firmie prywatnej, po prostu po upływie terminów – zostaje fizyczne zniszczenie. Zwykle zleca się je na zewnątrz, bo brakowanie kończy się kilkuset kilogramami albo kilkoma tonami papieru.

Do dokumentacji sprawy brakowania dołącza się protokół zniszczenia od wykonawcy: z datą, wykazem przyjętej dokumentacji i sposobem zniszczenia. Nie jest on wymagany przepisami ogólnymi, ale to jedyny dowód, który da się pokazać podczas kontroli. Co dokładnie powinien zawierać protokół zniszczenia, opisaliśmy osobno.

Osiem błędów, które najczęściej cofają wniosek

• Powołanie uchylonego rozporządzenia z 2002 r. zamiast tego z 2015 r.
• Jeden wspólny spis dla kategorii B, BE i Bc zamiast trzech osobnych.
• Liczenie okresu przechowywania od daty dokumentu zamiast od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy.
• Brakowanie kategorii BE bez ekspertyzy archiwalnej.
• Pominięcie oświadczenia o upływie okresu i utracie wartości dowodowej.
• Brak sygnatury archiwalnej bez adnotacji, że spis powstał z natury.
• Skrócone tytuły jednostek zamiast pełnych haseł klasyfikacyjnych z wykazu akt.
• Zniszczenie dokumentacji przed otrzymaniem zgody – zgoda musi być uprzednia.

Najczęstsze pytania

Czy firma prywatna musi mieć zgodę archiwum państwowego na zniszczenie dokumentów?

Nie. Spółki prawa handlowego, fundacje, stowarzyszenia i spółdzielnie brakują własną dokumentację bez zgody archiwum państwowego. Mogą wystąpić o opinię, ale nie jest to obowiązkowe. Zgoda jest wymagana od jednostek państwowych i samorządowych oraz od podmiotów prywatnych, które przechowują dokumentację po takich jednostkach – na przykład od przechowawców, likwidatorów i syndyków.

Ile trwa uzyskanie zgody na brakowanie dokumentacji?

Przepisy nie określają terminu rozpatrzenia wniosku. Archiwa państwowe rozpatrują wnioski według kolejności wpływu, a czas oczekiwania zależy od obłożenia konkretnego archiwum. Wniosek wraz ze spisem w dwóch egzemplarzach można złożyć pocztą, elektronicznie albo przez ePUAP. Warto założyć kilka tygodni i nie planować odbioru dokumentów przed otrzymaniem zgody.

Od kiedy liczy się okres przechowywania kategorii B5?

Od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym zakończono sprawę – nie od daty wystawienia dokumentu. Sprawa zamknięta w dowolnym miesiącu 2020 r. i oznaczona jako B5 może zostać wybrakowana dopiero po 1 stycznia 2026 r. Dla ewidencjonowanych dokumentów elektronicznych termin biegnie od 1 stycznia roku następnego po roku wytworzenia dokumentu.

Czy przy brakowaniu dokumentacji papierowej trzeba sporządzić protokół oceny?

Nie. Rozporządzenie z 20 października 2015 r. wymaga wyłącznie wniosku, spisów i zgody dyrektora archiwum państwowego. Obowiązkowy protokół oceny i komisja brakowania pochodziły z rozporządzenia z 2002 r., uchylonego 1 listopada 2015 r. Protokół oceny jest natomiast nadal wymagany dla dokumentacji elektronicznej.

Co zrobić z dokumentacją kategorii BE?

Kategoria BE oznacza, że po upływie okresu przechowywania dokumentacja podlega ekspertyzie archiwalnej. Przeprowadza ją archiwum państwowe albo archiwum wyodrębnione i może w jej wyniku zmienić kwalifikację na kategorię A, czyli materiały archiwalne. Dokumentacji BE nie wolno zniszczyć bez tej ekspertyzy.

Czy protokół zniszczenia od firmy niszczącej jest obowiązkowy?

Przepisy ogólne go nie wymagają, ale w praktyce jest niezbędny. To jedyny dokument, którym można wykazać przed kontrolą – archiwalną albo Urzędu Ochrony Danych Osobowych – że akta zostały zniszczone, kiedy i w jaki sposób. Wymóg protokołu wprowadzają natomiast niektóre przepisy szczególne, na przykład dla akt komorniczych.

Czytaj dalej: Cennik niszczenia dokumentów · Niszczenie dokumentów dla urzędów i instytucji · Protokół zniszczenia dokumentów