Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty firmowe – kompletny poradnik

Dlaczego niszczenie dokumentów jest obowiązkiem firmy?

Każda firma, niezależnie od wielkości, gromadzi dokumenty zawierające dane osobowe pracowników, klientów i kontrahentów. Zgodnie z RODO (Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych), przedsiębiorca jest zobowiązany do bezpiecznego usunięcia danych po upływie okresu ich przechowywania. Niedopełnienie tego obowiązku grozi karami finansowymi sięgającymi nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy.

Wyrzucenie dokumentów do kosza czy zwykłe podarcie kartki to poważne naruszenie przepisów. Jedyną bezpieczną metodą jest profesjonalne niszczenie dokumentów przy użyciu niszczarek przemysłowych klasy DIN lub zlecenie tej usługi wyspecjalizowanej firmie.

Jakie dokumenty wymagają bezpiecznego zniszczenia?

Do zniszczenia kwalifikują się wszelkie materiały zawierające dane osobowe lub informacje poufne. W praktyce oznacza to między innymi:

• faktury i dokumenty księgowe (po upływie okresu archiwizacji)
• umowy z pracownikami i kontrahentami
• akta osobowe i dokumentacja kadrowa
• dokumentacja medyczna i karty pacjentów
• wyciągi bankowe i dokumenty finansowe
• korespondencja zawierająca dane osobowe
• nośniki danych: dyski HDD, pendrive’y, płyty CD/DVD

Jak przebiega profesjonalne niszczenie dokumentów?

Profesjonalne niszczenie dokumentów w Warszawie realizowane przez Ekotechnika wygląda następująco:

1. Kontakt i wycena – dzwonisz pod numer 531 690 670, ustalamy ilość dokumentów i termin odbioru.
2. Odbiór z siedziby firmy – przyjeżdżamy do Ciebie, dokumenty pakowane są do bezpiecznych pojemników lub worków.
3. Niszczenie – materiały są niszczone przy użyciu niszczarek przemysłowych klasy DIN P-4 lub wyższej.
4. Protokół zniszczenia – wystawiamy protokół zniszczenia dokumentów, który jest dowodem prawidłowego postępowania z danymi.

Klasy niszczenia DIN 66399 – co oznaczają?

Norma DIN 66399 określa poziomy bezpieczeństwa niszczenia dokumentów i nośników. Dla dokumentów papierowych wyróżniamy klasy od P-1 (duże paski) do P-7 (pył – stosowany przez służby specjalne). Dla typowych dokumentów firmowych zawierających dane osobowe zalecana jest klasa P-4 (cząsteczki o powierzchni max. 160 mm²) lub wyższa.

Niszczenie dokumentów Warszawa – skontaktuj się z nami

Ekotechnika świadczy usługi niszczenia dokumentów na terenie Warszawy i Mazowsza. Obsługujemy firmy każdej wielkości, urzędy, placówki medyczne i klientów indywidualnych. Zadzwoń: 531 690 670 lub odwiedź stronę niszczenie dokumentów Warszawa, aby dowiedzieć się więcej.