FAQ

1. Ile kosztuje niszczenie dokumentów w Warszawie?

Niszczenie do 200 kg dokumentów kosztuje 400 zł netto. W tej cenie jest odbiór z Twojej firmy, załadunek i protokół zniszczenia. Powyżej 200 kg rozliczamy z wagi – ważymy dokumenty wagą elektroniczną na miejscu, przy Tobie, więc płacisz za realną ilość. Na terenie Warszawy nie doliczamy transportu. Do Piaseczna, Pruszkowa, Otwocka, Legionowa i Grodziska Mazowieckiego dochodzi 100 zł netto, do pozostałych miejscowości wyceniamy transport indywidualnie. Wszystkie stawki i kalkulator znajdziesz w cenniku niszczenia dokumentów.

2. Jakie dokumenty można oddać do zniszczenia?

Przyjmujemy wszystkie dokumenty zawierające dane osobowe lub informacje poufne – nie ma ograniczeń co do rodzaju. Najczęściej są to akta osobowe i dokumentacja kadrowa (umowy o pracę, listy płac, teczki pracownicze), dokumenty finansowo-księgowe (faktury, umowy, deklaracje podatkowe, raporty) oraz dokumentacja medyczna i prawna – razem z segregatorami, skoroszytami, teczkami i wydrukami komputerowymi. Niszczymy też nośniki elektroniczne: dyski HDD i SSD, płyty CD/DVD, pendrive’y, karty pamięci, telefony, tablety i laptopy.

3. Jak przebiega proces niszczenia dokumentów?

Dzwonisz, umawiamy termin, przyjeżdżamy i zabieramy dokumenty, niszczymy je w naszym zakładzie i wystawiamy protokół – nie musisz robić nic poza wskazaniem, gdzie stoją. Krok po kroku: 1. Kontakt i wycena – dzwonisz lub piszesz, ustalamy termin i cenę. 2. Odbiór – przyjeżdżamy do Twojej firmy, załadunkiem zajmują się nasi pracownicy. 3. Transport – dokumenty jadą w zamkniętych pojemnikach lub plombowanych workach. 4. Niszczenie – w naszym zakładzie, niszczarką przemysłową, zgodnie z normą DIN 66399. 5. Protokół – wystawiamy protokół przyjęcia i certyfikat zniszczenia. Cały proces nadzoruje wyznaczony pracownik.

4. Jak długo trwa realizacja usługi?

Dokumenty odbieramy we wtorki i czwartki – w te dwa dni nasz kierowca wyjeżdża w trasę. Zgłoszenie złożone wcześniej realizujemy w najbliższym z tych terminów, a konkretną godzinę potwierdzamy przy zamówieniu. Jeśli sprawa jest pilna, powiedz o tym przy zgłoszeniu – postaramy się dopasować.

5. Czy mogę być obecny podczas niszczenia dokumentów?

Tak. Możesz przywieźć dokumenty osobiście do naszego zakładu i patrzeć, jak są niszczone. Zakład znajduje się około 60 km od Warszawy. Termin trzeba umówić wcześniej telefonicznie, żeby maszyna była wolna i ktoś mógł Cię przyjąć.

6. Czy oferujecie odbiór dokumentów z siedziby firmy?

Tak – przyjeżdżamy pod wskazany adres i sami wynosimy dokumenty. Nie musisz ich pakować, znosić ani organizować transportu. Działamy w Warszawie i na całym Mazowszu. Na terenie Warszawy odbiór i załadunek są wliczone w cenę usługi. Poza Warszawą doliczamy transport: 100 zł netto do Piaseczna, Pruszkowa, Otwocka, Legionowa i Grodziska Mazowieckiego, a pozostałe miejscowości wyceniamy indywidualnie.

7. Czy po niszczeniu dokumentów otrzymam certyfikat?

Tak – do każdego zlecenia wystawiamy dwa dokumenty. Protokół przyjęcia potwierdza, że przyjęliśmy materiały do zniszczenia, a certyfikat zniszczenia – że zostały prawidłowo i bezpiecznie zniszczone. Oba stanowią dowód wypełnienia obowiązku ochrony danych osobowych wynikającego z RODO i możesz je okazać podczas kontroli UODO. Nie doliczamy za nie żadnej opłaty.

8. Czy niszczenie dokumentów jest obowiązkiem prawnym dla firm?

Tak. RODO nakłada na każdego administratora danych obowiązek bezpiecznego usunięcia danych, których okres przechowywania minął – a samo wyrzucenie dokumentów do kosza tego obowiązku nie spełnia. Za nieuprawnione ujawnienie danych grozi kara finansowa od UODO. Certyfikat zniszczenia jest dokumentem, którym wykazujesz, że obowiązek został wypełniony.

9. Co to jest norma DIN 66399 i dlaczego jest ważna?

DIN 66399 to europejska norma określająca, jak drobno trzeba rozdrobnić nośnik, żeby danych nie dało się odtworzyć. Dla papieru ma siedem klas, od P-1 do P-7 – im wyższa klasa, tym mniejsze ścinki. Firmy przetwarzające dane osobowe, medyczne lub finansowe powinny stosować co najmniej klasę P-4. Niszczymy zgodnie z wymaganiami tej normy.

10. Czy niszczycie dyski twarde i inne nośniki danych?

Tak – niszczymy nośniki fizycznie, przez rozdrobnienie. Obsługujemy dyski twarde HDD i SSD, płyty CD, DVD i Blu-ray, karty pamięci, pendrive’y, telefony, tablety oraz laptopy. Fizyczne zniszczenie to jedyna metoda dająca pewność, że danych nie da się odzyskać – sformatowanie dysku ani skasowanie plików z punktu widzenia RODO nie wystarczają, bo dane da się odtworzyć narzędziami dostępnymi w internecie.

11. Ile czasu należy przechowywać dokumenty firmowe?

Najczęstsze terminy to: akta osobowe – 10 lat dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. i 50 lat dla wcześniejszych; dokumenty ZUS i rozliczenia podatkowe – 5 lat; faktury i dokumenty księgowe – 5 lat; umowy handlowe – minimum 6 lat, czyli do upływu terminu przedawnienia; dokumentacja medyczna – 20 lat. Po upływie tych terminów dokumenty trzeba bezpiecznie zniszczyć. Pełne zestawienie z podziałem na rodzaje znajdziesz w kalendarzu przechowywania dokumentów.

12. Czy działacie poza Warszawą?

Tak – obsługujemy całe Mazowsze. Do Piaseczna, Pruszkowa, Otwocka, Legionowa i Grodziska Mazowieckiego dojeżdżamy za 100 zł netto transportu; dla każdej z tych miejscowości mamy osobną stronę z informacją o dojeździe i lokalnych warunkach odbioru. Do pozostałych miejscowości transport wyceniamy indywidualnie – wystarczy podać adres przy zgłoszeniu. Przy większych zleceniach jeździmy również do innych województw.

13. Jak zamówić usługę niszczenia dokumentów?

Zadzwoń pod 531 690 670 lub 22 631 27 46, napisz na bok@niszczeniedokumentow.com albo wypełnij formularz na stronie kontaktu. Powiedz, ile mniej więcej masz dokumentów, pod jaki adres mamy przyjechać i który termin Ci pasuje. Cenę podajemy od razu przez telefon, a na maile i formularze odpowiadamy tego samego dnia roboczego.

14. Czy działacie zgodnie z przepisami RODO?

Tak. Dokumenty przewozimy w zamkniętych, plombowanych pojemnikach, cały proces nadzoruje wyznaczony pracownik, niszczenie odbywa się zgodnie z normą DIN 66399, a na zakończenie wystawiamy certyfikat zniszczenia stanowiący dowód wypełnienia obowiązku. Na życzenie podpisujemy też umowę powierzenia przetwarzania danych zgodną z art. 28 RODO.

15. Jaki jest minimalny zakres zamówienia?

Nie mamy minimalnego zamówienia – obsługujemy zarówno małe biuro z kilkoma pudłami, jak i firmę z kilkoma tonami archiwum. Pakiet podstawowy to do 200 kg za 400 zł netto, co odpowiada mniej więcej 100 segregatorom archiwizacyjnym albo 20 kartonom – ważyliśmy, średnio wypełniony segregator to około 2 kg. Jeśli nie wiesz, ile masz, zadzwoń i opisz, ile miejsca zajmują dokumenty. Policzymy razem, zanim przyjedziemy.

16. Czy muszę usuwać zszywki, spinacze i wyjmować dokumenty z segregatorów?

Nie musisz nic przygotowywać. Dokumenty możesz przekazać tak, jak są – ze zszywkami, spinaczami, w koszulkach, teczkach i segregatorach. Dotyczy to również pojemników: wrzucasz do nich wszystko bez wyjmowania. Nasza niszczarka przemysłowa radzi sobie z tym bez problemu, a Ty oszczędzasz godziny pracy – przy kilkudziesięciu segregatorach wypinanie kartek to cały dzień roboczy.

17. Czy mogę wynająć pojemnik na dokumenty?

Tak – podstawiamy zamykany pojemnik do Twojej firmy na 7 dni w cenie 300 zł netto za pojemnik. Mieści około 100 kg papieru, czyli mniej więcej zawartość dużej szafy aktowej. Niczego nie musisz wyjmować – zszywki, koszulki i segregatory mogą zostać, tyle że segregatory zajmują więcej miejsca niż same kartki. Po tym czasie odbieramy pojemnik razem z zawartością, niszczymy dokumenty i wystawiamy protokół zniszczenia.

18. Czy podpisujecie umowę powierzenia przetwarzania danych?

Tak – podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych zgodną z art. 28 RODO, na życzenie klienta. Wzór umowy możesz pobrać ze strony i pokazać swojemu prawnikowi jeszcze przed zleceniem usługi. Umowę przygotowujemy przed odbiorem dokumentów, żeby wszystko było domknięte formalnie zanim dokumenty opuszczą Twoją firmę.