Destrucción de documentos para comunidades de propietarios, cooperativas y administradores de fincas
La administración de una finca reúne datos de cientos de vecinos — liquidaciones de suministros, correspondencia, contratos de alquiler, papeletas de votación. Vencidos los periodos de conservación, esos documentos deben suprimirse conforme al RGPD, mientras que la documentación técnica del edificio debe conservarse. Ekotechnika colabora con administradores y administraciones de fincas de Varsovia y alrededores: recogemos los documentos en la oficina, los destruimos conforme a DIN 66399 y emitimos un certificado.
Particularidades de los documentos de la administración de fincas
- El administrador responde de los datos de varias comunidades a la vez — en las recogidas conjuntas emitimos un certificado de destrucción separado para cada comunidad.
- Las liquidaciones de suministros y los saldos de las viviendas son datos financieros de los vecinos — vencido el plazo de reclamaciones, no deberían seguir en archivadores al alcance de cualquiera.
- La documentación técnica del edificio no puede destruirse — debe conservarse durante toda la vida del inmueble; ayudamos a separarla de los documentos destinados al expurgo.
- Los acuerdos y las actas de las juntas se conservan de forma permanente como historia de la comunidad — sí se destruyen, en cambio, por ejemplo las papeletas de votación una vez vencido el plazo para impugnar los acuerdos.
Plazos para la documentación de una finca
Periodos orientativos para las categorías más habituales:
| Tipo de documento | Periodo de conservación |
|---|---|
| Documentos contables y liquidaciones de suministros | 5 años |
| Correspondencia con los vecinos | hasta la extinción de las reclamaciones |
| Contratos con proveedores y contratistas | 5 años tras su expiración |
| Acuerdos y actas de juntas | permanente (no destruir) |
| Documentación técnica del edificio | durante la vida del inmueble |
Calendario gratuito de conservación de documentos (PDF)
Tabla completa de plazos para más de veinte categorías de documentos — con las reglas para contar los plazos y una lista de control para ordenar el archivo.
Descargar el calendarioQué le ofrecemos
Atendemos tanto a comunidades individuales como a administradores con una cartera de decenas de edificios — con recogida conjunta y facturación por comunidad, de modo que el coste pueda imputarse al inmueble correcto.
- Recogida en su sede — vamos a buscar los documentos en Varsovia y la región de Mazovia; usted no tiene que transportar nada ni clasificarlo de antemano.
- Destrucción conforme a la norma DIN 66399 — de forma estándar en el nivel P-4 y, para los datos especialmente protegidos, en el nivel P-5.
- Certificado de destrucción — un documento con la fecha, el alcance y el método de destrucción, que se presenta ante una inspección de la UODO (la autoridad polaca de protección de datos).
- Contenedores para documentos — en la colaboración continua dejamos contenedores con cierre y los cambiamos con la frecuencia acordada.
Cómo funciona la colaboración
- Contacto y presupuesto — por teléfono o correo electrónico; basta una cantidad aproximada de documentos (número de archivadores, sacos o metros lineales de expedientes).
- Recogida — acudimos en la fecha acordada, pesamos los documentos y los aseguramos para el transporte.
- Destrucción y certificado — destruimos los documentos conforme a DIN 66399 y usted recibe un certificado de destrucción para su documentación del RGPD.
¿El archivo de la administración necesita una limpieza?
Basta un mensaje con el número de archivadores y la dirección de la administración — propondremos una fecha de recogida y la forma de facturación. Conozca también el alcance completo de nuestro servicio de destrucción de documentos.
Contacto: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com