Calendario de conservación de documentos 2026 — descarga gratuita
¿Cuántos años debe una empresa conservar facturas, expedientes de personal o documentación de la seguridad social, y qué hacer cuando vence el plazo? Hemos reunido las respuestas en un solo lugar. El material es gratuito — se lo enviaremos a la dirección de correo que indique.
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Descargar el calendario (PDF)Qué encontrará dentro
- Tabla completa de plazos — contabilidad e impuestos, personal y nóminas, seguridad social, contratos y documentación sectorial (sanitaria, construcción, despachos jurídicos).
- Cómo contar el plazo correctamente — por qué los cinco años no se cuentan desde la fecha de la factura y cuándo se suspende el cómputo.
- Qué hacer al vencer el plazo — requisitos del RGPD, niveles de seguridad DIN 66399 y el papel del certificado de destrucción.
- Lista de control para el archivo — siete pasos, desde el inventario de categorías hasta el registro de la supresión.
Los plazos más consultados
A continuación, un extracto — la tabla completa abarca más de veinte categorías:
| Tipo de documento | Periodo de conservación |
|---|---|
| Facturas y documentos contables | 5 años |
| Expedientes de personal (desde 2019) | 10 años |
| Expedientes de personal (antes de 2019) | 50 años* |
| Nóminas y registros salariales | 10 años |
| Documentación de la seguridad social (ZUS) | 10 años |
| Historias clínicas de pacientes | 20 años |
* 10 años si el empleador presentó el informe OSW/RIA ante la ZUS. Resto de categorías — en el documento completo.
Por qué es importante
El RGPD funciona en ambos sentidos: los documentos con datos personales deben conservarse durante el periodo exigido, pero mantenerlos „por si acaso" después también vulnera el principio de limitación del plazo de conservación. Vencido el plazo, hay que destruirlos de modo que su contenido no pueda recuperarse — y documentar la destrucción.
Tirarlos al contenedor de papel no cumple ese requisito. El estándar para datos personales es el nivel P-4 de la norma DIN 66399, y P-5 para datos especialmente protegidos. La prueba ante una inspección es el certificado de destrucción con fecha, alcance y método.
¿Necesita destruir documentos vencidos?
Ekotechnika recoge los documentos en su sede en Varsovia y la región de Mazovia, los destruye conforme a DIN 66399 y emite un certificado de destrucción. Atendemos tanto vaciados puntuales de archivo como la colaboración continua con contenedores seguros.
Contacto: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com