Destrucción de documentos para administraciones e instituciones públicas
En una entidad pública, la destrucción de documentos es la etapa final de un procedimiento formal de expurgo — la documentación no archivística de categoría B se destruye solo tras la autorización del archivo estatal competente. Ekotechnika ejecuta ese último paso: recoge la documentación expurgada, la destruye conforme a DIN 66399 y emite un certificado de destrucción para el expediente. Colaboramos con administraciones e instituciones de Varsovia y Mazovia.
Particularidades de la documentación administrativa pública
- La categoría archivística lo decide todo — los materiales de categoría A pasan al archivo estatal; solo puede destruirse la documentación no archivística (categoría B) una vez vencido el plazo fijado en el cuadro de clasificación.
- La autorización del archivo estatal para el expurgo debe emitirse antes de la destrucción — recogemos únicamente documentación amparada por dicha autorización.
- El certificado de destrucción se incorpora al expediente de expurgo — recoge la fecha, el alcance y el método de destrucción, conforme a los requisitos de responsabilidad proactiva.
- Facturación adaptada a la entidad pública — factura a pago aplazado y, para archivos grandes, oferta a medida para su solicitud de presupuesto.
Ejemplos de plazos de los cuadros de clasificación (categoría B)
La calificación definitiva es siempre la del cuadro de clasificación uniforme de documentos (JRWA) de las instituciones polacas, propio de cada entidad; a continuación, ejemplos típicos:
| Tipo de documento | Periodo de conservación |
|---|---|
| Documentación financiero-contable (B5) | 5 años |
| Nóminas (B10 o B50 según el cuadro) | 10–50 años |
| Documentación de contratación pública | según el cuadro, mín. 4 años |
| Correspondencia corriente (BC, B2) | de inmediato a 2 años |
| Materiales archivísticos de categoría A | no se destruyen |
Calendario gratuito de conservación de documentos (PDF)
Tabla completa de plazos para más de veinte categorías de documentos — con las reglas para contar los plazos y una lista de control para ordenar el archivo.
Descargar el calendarioQué le ofrecemos
Destruimos también soportes de datos — discos duros de equipos retirados — y entregamos el juego completo de documentos necesario para cerrar el procedimiento de expurgo.
- Recogida en su sede — vamos a buscar los documentos en Varsovia y la región de Mazovia; usted no tiene que transportar nada ni clasificarlo de antemano.
- Destrucción conforme a la norma DIN 66399 — de forma estándar en el nivel P-4 y, para los datos especialmente protegidos, en el nivel P-5.
- Certificado de destrucción — un documento con la fecha, el alcance y el método de destrucción, que se presenta ante una inspección de la UODO (la autoridad polaca de protección de datos).
- Contenedores para documentos — en la colaboración continua dejamos contenedores con cierre y los cambiamos con la frecuencia acordada.
Cómo funciona la colaboración
- Contacto y presupuesto — por teléfono o correo electrónico; basta una cantidad aproximada de documentos (número de archivadores, sacos o metros lineales de expedientes).
- Recogida — acudimos en la fecha acordada, pesamos los documentos y los aseguramos para el transporte.
- Destrucción y certificado — destruimos los documentos conforme a DIN 66399 y usted recibe un certificado de destrucción para su documentación del RGPD.
¿Expurgo concluido con la autorización del archivo?
Envíenos el alcance de la documentación expurgada — propondremos una fecha de recogida y prepararemos un certificado conforme a los requisitos de su entidad. Conozca también el alcance completo de nuestro servicio de destrucción de documentos.
Contacto: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com