Destrucción de documentos para aseguradoras y agencias de seguros
La documentación de seguros combina datos financieros con datos de salud — las solicitudes de seguros de vida, los expedientes de siniestros o los informes médicos son categorías especiales de datos. Vencido el plazo de prescripción de las reclamaciones, seguir conservándolos vulnera el RGPD. Ekotechnika recoge los documentos en la oficina de la agencia o multiagencia, los destruye en los niveles P-4/P-5 según DIN 66399 y emite un certificado de destrucción.
Particularidades de la documentación de seguros
- Las reclamaciones derivadas de un contrato de seguro prescriben, por regla general, a los 3 años — pero la documentación de siniestros con daños personales puede necesitarse mucho más tiempo; conviene separar ambas categorías antes del expurgo.
- Las solicitudes con cuestionarios médicos contienen datos de salud — las destruimos en el nivel P-5.
- La distribución de seguros está sujeta a responsabilidad proactiva (IDD, RGPD) — el certificado de destrucción documenta que los datos de clientes vencidos fueron eliminados de verdad.
- Las condiciones generales, las copias de pólizas y la correspondencia aumentan con cada año de ventas — una recogida periódica mantiene el archivo de la agencia bajo control.
Plazos para la documentación de seguros
Periodos orientativos para las categorías más habituales en una agencia:
| Tipo de documento | Periodo de conservación |
|---|---|
| Pólizas y solicitudes (tras expirar la cobertura) | plazo de reclamaciones, mín. 3 años |
| Expedientes de siniestros | hasta la prescripción de las reclamaciones |
| Documentos contables de la agencia | 5 años |
| Expedientes de personal (desde 2019) | 10 años |
| Consentimientos de marketing | hasta su retirada + plazo de reclamaciones |
Calendario gratuito de conservación de documentos (PDF)
Tabla completa de plazos para más de veinte categorías de documentos — con las reglas para contar los plazos y una lista de control para ordenar el archivo.
Descargar el calendarioQué le ofrecemos
En la colaboración continua dejamos en la oficina un contenedor con cierre para documentos — basta ir depositando las impresiones y copias vencidas; nosotros cambiamos el contenedor con la frecuencia acordada y dejamos cada vez un certificado.
- Recogida en su sede — vamos a buscar los documentos en Varsovia y la región de Mazovia; usted no tiene que transportar nada ni clasificarlo de antemano.
- Destrucción conforme a la norma DIN 66399 — de forma estándar en el nivel P-4 y, para los datos especialmente protegidos, en el nivel P-5.
- Certificado de destrucción — un documento con la fecha, el alcance y el método de destrucción, que se presenta ante una inspección de la UODO (la autoridad polaca de protección de datos).
- Contenedores para documentos — en la colaboración continua dejamos contenedores con cierre y los cambiamos con la frecuencia acordada.
Cómo funciona la colaboración
- Contacto y presupuesto — por teléfono o correo electrónico; basta una cantidad aproximada de documentos (número de archivadores, sacos o metros lineales de expedientes).
- Recogida — acudimos en la fecha acordada, pesamos los documentos y los aseguramos para el transporte.
- Destrucción y certificado — destruimos los documentos conforme a DIN 66399 y usted recibe un certificado de destrucción para su documentación del RGPD.
¿Archivadores de pólizas de hace años todavía en las estanterías?
Llámenos o escríbanos — presupuestaremos una recogida puntual o le propondremos un contenedor permanente. Conozca también el alcance completo de nuestro servicio de destrucción de documentos.
Contacto: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com