Destrucción de documentos para fundaciones, asociaciones y parroquias
Las organizaciones sociales tratan datos excepcionalmente sensibles — información sobre los beneficiarios y su situación de salud o económica, datos de donantes y voluntarios. El RGPD obliga a una fundación o una parroquia igual que a una empresa, aunque el presupuesto para cumplirlo suele ser modesto. Ekotechnika atiende a más de una docena de organizaciones sociales: recogemos los documentos en la sede, los destruimos conforme a DIN 66399 y emitimos un certificado de destrucción.
Particularidades de los documentos de una organización
- Los datos de los beneficiarios pueden ser categorías especiales de datos — la información sobre salud o situación familiar la destruimos en el nivel P-5.
- La justificación de subvenciones y proyectos europeos debe conservarse tanto tiempo como exija el convenio (normalmente 5–10 años) — pasado ese plazo, permanece ya sin base jurídica.
- Las listas de donantes y los consentimientos de marketing se conservan hasta la retirada del consentimiento y el vencimiento del plazo de reclamaciones — después deben suprimirse.
- Los libros sacramentales y los archivos históricos de la parroquia no se destruyen — ayudamos a separar de ellos la documentación administrativa, que sí puede y debe destruirse.
Plazos para los documentos de una organización
Las categorías más frecuentes en el archivo de una fundación, asociación o parroquia:
| Tipo de documento | Periodo de conservación |
|---|---|
| Documentos contables y facturas | 5 años |
| Justificación de proyectos y subvenciones | según el convenio, normalmente 5–10 años |
| Listas de donantes, consentimientos de marketing | hasta la retirada del consentimiento + plazo de reclamaciones |
| Expedientes de personal (desde 2019) | 10 años |
| Documentación de los beneficiarios | según la base jurídica del programa |
Calendario gratuito de conservación de documentos (PDF)
Tabla completa de plazos para más de veinte categorías de documentos — con las reglas para contar los plazos y una lista de control para ordenar el archivo.
Descargar el calendarioQué le ofrecemos
Para las organizaciones sociales mantenemos tarifas sencillas y previsibles, con factura a pago aplazado. Las limpiezas puntuales tras cerrar un proyecto o renovar la junta directiva las presupuestamos al momento según el número de archivadores o sacos.
- Recogida en su sede — vamos a buscar los documentos en Varsovia y la región de Mazovia; usted no tiene que transportar nada ni clasificarlo de antemano.
- Destrucción conforme a la norma DIN 66399 — de forma estándar en el nivel P-4 y, para los datos especialmente protegidos, en el nivel P-5.
- Certificado de destrucción — un documento con la fecha, el alcance y el método de destrucción, que se presenta ante una inspección de la UODO (la autoridad polaca de protección de datos).
- Contenedores para documentos — en la colaboración continua dejamos contenedores con cierre y los cambiamos con la frecuencia acordada.
Cómo funciona la colaboración
- Contacto y presupuesto — por teléfono o correo electrónico; basta una cantidad aproximada de documentos (número de archivadores, sacos o metros lineales de expedientes).
- Recogida — acudimos en la fecha acordada, pesamos los documentos y los aseguramos para el transporte.
- Destrucción y certificado — destruimos los documentos conforme a DIN 66399 y usted recibe un certificado de destrucción para su documentación del RGPD.
¿Los documentos de proyectos pasados se acumulan en la oficina?
Escríbanos indicando la cantidad aproximada de documentos — propondremos una fecha de recogida y prepararemos un certificado de destrucción para la documentación del proyecto. Conozca también el alcance completo de nuestro servicio de destrucción de documentos.
Contacto: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com