Destrucción de documentos para asesorías contables y departamentos de contabilidad

Una asesoría contable custodia documentos de muchas empresas a la vez — y responde de ellos como si fueran propios. Vencidos los periodos de conservación, los documentos contables y de personal de los clientes deben destruirse conforme al RGPD y al contrato de encargo de tratamiento. Ekotechnika recoge la documentación directamente en la oficina, la destruye conforme a DIN 66399 y emite un certificado — trabajan con nosotros más de veinte asesorías contables de Varsovia y alrededores.

Particularidades de los documentos de una asesoría contable

• Los documentos de los clientes son datos encomendados — el contrato de encargo de tratamiento suele exigir su supresión o devolución al terminar la colaboración, y hay que poder demostrar cómo se suprimieron.
• Tras el cierre del ejercicio, el archivo crece de golpe — es entonces cuando el año más antiguo puede expurgarse con seguridad; el mejor momento para una única recogida en bloque.
• Los expedientes de personal y las nóminas de los clientes contienen datos sobre salarios y salud (bajas médicas) — su destrucción exige como mínimo el nivel P-4.
• El certificado de destrucción protege a la asesoría — es la prueba, ante el cliente y ante la UODO (la autoridad polaca de protección de datos), de que los datos vencidos fueron eliminados y no siguen acumulándose en un sótano.

Plazos tras los cuales pueden destruirse los documentos contables

Las categorías que con más frecuencia se expurgan del archivo de una asesoría:

Los plazos se cuentan desde el final del año natural en que venció el plazo de pago del impuesto — encontrará las reglas de cómputo en el calendario.

Qué le ofrecemos

Conocemos el ritmo de trabajo de una asesoría: planificamos las recogidas fuera de la temporada alta de declaraciones y, en la colaboración continua, dejamos contenedores con cierre donde van a parar día a día las impresiones de trabajo y los documentos vencidos.

• Recogida en su sede — vamos a buscar los documentos en Varsovia y la región de Mazovia; usted no tiene que transportar nada ni clasificarlo de antemano.
• Destrucción conforme a la norma DIN 66399 — de forma estándar en el nivel P-4 y, para los datos especialmente protegidos, en el nivel P-5.
• Certificado de destrucción — un documento con la fecha, el alcance y el método de destrucción, que se presenta ante una inspección de la UODO (la autoridad polaca de protección de datos).
• Contenedores para documentos — en la colaboración continua dejamos contenedores con cierre y los cambiamos con la frecuencia acordada.

Cómo funciona la colaboración

1. Contacto y presupuesto — por teléfono o correo electrónico; basta una cantidad aproximada de documentos (número de archivadores, sacos o metros lineales de expedientes).
2. Recogida — acudimos en la fecha acordada, pesamos los documentos y los aseguramos para el transporte.
3. Destrucción y certificado — destruimos los documentos conforme a DIN 66399 y usted recibe un certificado de destrucción para su documentación del RGPD.

¿El archivo de la asesoría está a rebosar?

Tras el cierre del ejercicio basta una llamada — recogeremos los años expurgados y dejaremos un certificado de destrucción para usted y para sus clientes. Conozca también el alcance completo de nuestro servicio de destrucción de documentos.

Contacto: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com