FAQ

1. ¿Cuánto cuesta la destrucción de documentos en Varsovia?

La destrucción de hasta 200 kg de documentos cuesta 400 PLN netos. En ese precio están la recogida en su empresa, la carga y el certificado de destrucción. Por encima de 200 kg facturamos por peso – pesamos los documentos con báscula electrónica in situ, delante de usted, así que paga por la cantidad real. En Varsovia no cobramos desplazamiento. Para Piaseczno, Pruszków, Otwock, Legionowo, Grodzisk Mazowiecki añadimos 100 PLN netos; otras localidades se presupuestan individualmente.

2. ¿Qué documentos pueden entregarse para su destrucción?

Destruimos todos los documentos con datos personales e información confidencial, entre ellos: expedientes de personal y documentación de RR. HH. (contratos de trabajo, nóminas, expedientes de empleados), documentos financieros y contables (facturas, contratos, declaraciones fiscales, informes), documentación médica y jurídica, archivadores, carpetas y impresiones de ordenador. Además de los documentos en papel, también destruimos soportes electrónicos: discos duros HDD y SSD, CD/DVD, memorias USB, tarjetas de memoria, teléfonos, tabletas y portátiles.

3. ¿Cómo se desarrolla el proceso de destrucción de documentos?

El servicio se realiza en unos pocos pasos sencillos: 1. Contacto y presupuesto: llama o escribe, acordamos la fecha y el precio. 2. Recogida: acudimos a su empresa y nos encargamos de la carga. 3. Transporte: los documentos se transportan en contenedores cerrados o sacos precintados. 4. Destrucción: los documentos se destruyen en nuestra planta con una trituradora industrial, conforme a la norma DIN 66399. 5. Certificado: emitimos un acta de recepción y un certificado que confirma la destrucción. Todo el proceso está supervisado por un responsable, lo que garantiza plena confidencialidad.

4. ¿Cuánto tarda el servicio?

Recogemos los documentos los martes y los jueves: son los dos días que nuestro conductor sale de ruta. Un pedido hecho con antelación se atiende en la más próxima de esas fechas, y la hora exacta se confirma al contratar. Si es urgente, díganoslo al hacer el pedido e intentaremos encajarlo.

5. ¿Puedo estar presente durante la destrucción de los documentos?

Sí, es posible. Puede entregar los documentos personalmente en nuestra planta y observar su destrucción. Nuestra planta se encuentra a unos 60 km de Varsovia. Le rogamos concertar la fecha previamente por teléfono.

6. ¿Recogen documentos en la sede de la empresa?

Sí – vamos a la dirección que nos indique y sacamos los documentos nosotros mismos. No tiene que empaquetar nada, mover nada ni organizar transporte. Trabajamos en Varsovia y en toda Mazovia. En Varsovia la recogida y la carga están incluidas en el precio. Fuera de Varsovia añadimos transporte: 100 PLN netos para Piaseczno, Pruszków, Otwock, Legionowo, Grodzisk Mazowiecki, otras localidades presupuestadas individualmente.

7. ¿Recibiré un certificado tras la destrucción de los documentos?

Sí. Cada servicio finaliza con la emisión de dos documentos: el acta de recepción de los documentos, que confirma que hemos aceptado los materiales para su destrucción, y el certificado de destrucción, que confirma la destrucción correcta y segura. Ambos documentos sirven como prueba del cumplimiento de la obligación de protección de datos personales derivada del RGPD y pueden presentarse durante una inspección de la autoridad de protección de datos.

8. ¿Es la destrucción de documentos una obligación legal para las empresas?

Sí. Según el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), todo responsable del tratamiento está obligado a garantizar la eliminación segura de los datos cuyo plazo de conservación haya expirado. Tirar documentos con datos personales a una papelera común o divulgarlos sin autorización conlleva el riesgo de una sanción económica de la autoridad de protección de datos. La destrucción profesional con certificado documenta el cumplimiento de esta obligación.

9. ¿Qué es la norma DIN 66399 y por qué es importante?

DIN 66399 es una norma europea que define los niveles de seguridad de la destrucción de soportes de datos (de P-1 a P-7 para el papel). Cuanto mayor es el nivel, más pequeños son los fragmentos y más difícil es reconstruir la información. Las empresas que tratan datos personales, médicos o financieros deberían aplicar al menos la clase P-4 para los documentos en papel. Nuestros servicios cumplen los requisitos de esta norma.

10. ¿Destruyen discos duros y otros soportes de datos?

Sí, ofrecemos la destrucción física de soportes electrónicos, incluidos discos duros HDD y SSD, CD, DVD y Blu-ray, tarjetas de memoria y memorias USB, teléfonos, tabletas y portátiles. La destrucción física del soporte es el único método que garantiza la imposibilidad de recuperar los datos: el formateo y el borrado lógico no son suficientes desde la perspectiva del RGPD.

11. ¿Cuánto tiempo deben conservarse los documentos de empresa?

Los plazos de conservación de documentos están regulados por ley: expedientes de personal de los empleados – 10 años (contratados después del 1.01.2019) o 50 años (contratados antes de esa fecha); documentos de la seguridad social y liquidaciones fiscales – 5 años; facturas y documentos contables – 5 años; contratos comerciales – mínimo 6 años (plazo de prescripción); documentación médica – 20 años. Una vez vencidos estos plazos, los documentos deben destruirse de forma segura conforme al RGPD.

12. ¿Operan fuera de Varsovia?

Sí – cubrimos toda Mazovia. A Piaseczno, Pruszków, Otwock, Legionowo, Grodzisk Mazowiecki nos desplazamos por 100 PLN netos de transporte, y cada una de esas localidades tiene su propia página en nuestro sitio con los detalles de la recogida (en polaco). Otras localidades se presupuestan individualmente: basta con indicar la dirección al hacer el pedido. Para encargos grandes también viajamos a otras regiones.

13. ¿Cómo solicito el servicio de destrucción de documentos?

Zamówienie usługi jest proste: zadzwoń pod numer 531 690 670 lub 22 631 27 46, napisz na adres bok@niszczeniedokumentow.com lub wypełnij formularz kontaktowy na stronie niszczeniedokumentow.com/kontakt. Poinformuj nas o szacowanej ilości dokumentów (w kg lub liczbie segregatorów), lokalizacji odbioru i preferowanym terminie. Wrócimy do Ciebie z wyceną w ciągu kilku godzin.

14. ¿Operan conforme al RGPD?

Sí, todos nuestros procesos se han diseñado pensando en la plena conformidad con el RGPD: los documentos se transportan en contenedores cerrados y precintados; todo el proceso está supervisado por un responsable dedicado; emitimos un certificado de destrucción como prueba del cumplimiento de la obligación; la destrucción se realiza conforme a la norma DIN 66399.

15. ¿Cuál es el pedido mínimo?

No hay pedido mínimo: atendemos tanto a una oficina pequeña con unas cajas como a una empresa con varias toneladas de archivo. El paquete básico son hasta 200 kg por 400 PLN netos, lo que equivale aproximadamente a 100 archivadores de llenado medio o 20 cajas de archivo – lo hemos pesado, un archivador de llenado medio ronda los 2 kg. Si no sabe cuánto tiene, llámenos y describa cuánto espacio ocupa. Lo calculamos juntos.

16. ¿Tengo que quitar grapas, clips o sacar los documentos de los archivadores?

No tiene que preparar nada. Entregue los documentos tal como están: con grapas, clips, en fundas, carpetas y archivadores de anillas. Lo mismo vale para los contenedores: echa todo dentro sin desmontar nada. Nuestra destructora industrial lo procesa sin problema y usted se ahorra horas de trabajo – con varias decenas de archivadores, sacar las hojas es una jornada entera.

17. ¿Puedo alquilar un contenedor para documentos?

Sí – entregamos un contenedor con cierre en su empresa durante 7 días por 300 PLN netos por contenedor. Caben unos 100 kg de papel, aproximadamente el contenido de un archivador grande. No tiene que sacar nada: grapas, fundas y archivadores pueden quedarse, solo que los archivadores ocupan más espacio que las hojas sueltas. Después recogemos el contenedor con su contenido, destruimos los documentos y emitimos el certificado.

18. ¿Firman contratos de encargo de tratamiento de datos?

Sí, a petición del cliente firmamos un contrato conforme al art. 28 del RGPD. Puede descargar la plantilla de nuestra web: Descargar la plantilla del contrato (DOCX, en polaco).