إتلاف المستندات للدوائر الحكومية والمؤسسات العامة
في الجهة العامة يمثل إتلاف المستندات المرحلة الأخيرة من إجراء الاستبعاد الرسمي — فالوثائق غير الأرشيفية من الفئة B لا تُتلف إلا بعد موافقة الأرشيف الوطني المختص. تنفذ Ekotechnika هذه الخطوة الأخيرة: تستلم الوثائق المستبعدة وتتلفها وفق DIN 66399 وتصدر شهادة إتلاف تُضم إلى ملف الإجراء. نتعاون مع دوائر ومؤسسات من وارسو ومنطقة مازوفيا.
خصوصية الوثائق الحكومية
- الفئة الأرشيفية هي الفيصل — فمواد الفئة A تذهب إلى الأرشيف الوطني؛ ولا يجوز إتلاف سوى الوثائق غير الأرشيفية (الفئة B) بعد انقضاء المدة المحددة في قائمة الملفات.
- موافقة الأرشيف الوطني على الاستبعاد يجب أن تصدر قبل الإتلاف — ولا نستلم إلا الوثائق المشمولة بهذه الموافقة.
- شهادة الإتلاف تُضم إلى ملف الاستبعاد — وتتضمن التاريخ والنطاق وطريقة الإتلاف وفق متطلبات المساءلة.
- فوترة تلائم الجهات العامة — فاتورة بأجل سداد مؤجل، وعرض أسعار رسمي للأرشيفات الكبيرة عند طرح طلبات العروض.
أمثلة على المدد من قوائم الملفات (الفئة B)
الحاسم دائمًا هو التصنيف الوارد في قائمة الملفات الموحدة JRWA (نظام تصنيف الملفات المعمول به في الإدارة البولندية) لدى الجهة المعنية؛ وفيما يلي أمثلة نموذجية:
| نوع المستند | مدة الاحتفاظ |
|---|---|
| الوثائق المالية والمحاسبية (B5) | 5 سنوات |
| كشوف الرواتب (B10 أو B50 وفق القائمة) | 10–50 سنة |
| وثائق المشتريات العامة | وفق القائمة، 4 سنوات على الأقل |
| المراسلات الجارية (BC وB2) | فورًا وحتى سنتين |
| المواد الأرشيفية من الفئة A | لا تخضع للإتلاف |
جدول مجاني للاحتفاظ بالمستندات (PDF)
قائمة كاملة بمدد الاحتفاظ لأكثر من عشرين فئة من المستندات — مع قواعد احتساب المدة وقائمة مراجعة لترتيب الأرشيف.
حمّل الجدولما الذي نقدمه
نتلف أيضًا وسائط البيانات — الأقراص الصلبة من الأجهزة المسحوبة من الخدمة — ونسلّم مجموعة الوثائق الكاملة اللازمة لإغلاق إجراء الاستبعاد.
- الاستلام من مقر شركتكم — نأتي لجمع المستندات في وارسو ومنطقة مازوفيا؛ لا حاجة إلى نقل أي شيء أو فرز المستندات مسبقًا.
- إتلاف مطابق لمعيار DIN 66399 — بالمستوى P-4 قياسيًا، وبالمستوى P-5 للبيانات شديدة الحساسية.
- شهادة الإتلاف — وثيقة تتضمن التاريخ والنطاق وطريقة الإتلاف، تُقدَّم عند تفتيش UODO (هيئة حماية البيانات البولندية).
- حاويات المستندات — في إطار التعاون المستمر نترك لديكم حاويات مقفلة ونستبدلها وفق جدول متفق عليه.
كيف يسير التعاون
- التواصل وتقدير السعر — هاتفيًا أو عبر البريد الإلكتروني؛ يكفي تقدير تقريبي لكمية المستندات (عدد المجلدات أو الأكياس أو الأمتار الطولية من الملفات).
- الاستلام — نصل في الموعد المتفق عليه، ونزن المستندات ونؤمّنها للنقل.
- الإتلاف والشهادة — نتلف المستندات وفق DIN 66399، وتتسلمون شهادة إتلاف لملف الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات.
اكتمل الاستبعاد بموافقة الأرشيف؟
يرجى موافاتنا بنطاق الوثائق المستبعدة — نقترح موعدًا للاستلام ونعد شهادة مطابقة لمتطلبات جهتكم. وتجدون تفاصيل خدمة إتلاف المستندات في صفحتها المخصصة.
للتواصل: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com