إتلاف المستندات لشركات ووكالات التأمين
تجمع وثائق التأمين البيانات المالية والبيانات الصحية معًا — فطلبات وثائق التأمين على الحياة وملفات المطالبات والتقارير الطبية بيانات من الفئات الخاصة. وبعد انقضاء مدة تقادم المطالبات يصبح الاستمرار في حفظها مخالفًا للائحة العامة لحماية البيانات. تستلم Ekotechnika المستندات من مكتب الوكالة أو الوكالة المتعددة، وتتلفها بالمستويين P-4/P-5 وفق DIN 66399، وتصدر شهادة إتلاف.
خصوصية وثائق التأمين
- المطالبات الناشئة عن عقد التأمين تتقادم كقاعدة عامة بعد 3 سنوات — لكن ملفات مطالبات الأضرار الجسدية قد تلزم لمدة أطول بكثير؛ يُستحسن فصل هاتين الفئتين قبل الاستبعاد.
- الطلبات المتضمنة استبيانات طبية تحوي بيانات صحية — نتلفها بالمستوى P-5.
- توزيع منتجات التأمين يخضع للمساءلة (توجيه IDD واللائحة العامة لحماية البيانات) — وشهادة الإتلاف توثق أن بيانات العملاء المنتهية المدة قد حُذفت فعلًا.
- الشروط العامة ونسخ الوثائق والمراسلات تتزايد مع كل سنة مبيعات — والاستلام الدوري يبقي أرشيف الوكالة تحت السيطرة.
مدد وثائق التأمين
مدد استرشادية لأكثر الفئات شيوعًا لدى الوكالة:
| نوع المستند | مدة الاحتفاظ |
|---|---|
| وثائق التأمين وطلباتها (بعد انتهاء التغطية) | مدة المطالبات، 3 سنوات على الأقل |
| ملفات المطالبات | حتى تقادم المطالبات |
| المستندات المحاسبية للوكالة | 5 سنوات |
| ملفات الموظفين (منذ 2019) | 10 سنوات |
| الموافقات التسويقية | حتى السحب + مدة المطالبات |
جدول مجاني للاحتفاظ بالمستندات (PDF)
قائمة كاملة بمدد الاحتفاظ لأكثر من عشرين فئة من المستندات — مع قواعد احتساب المدة وقائمة مراجعة لترتيب الأرشيف.
حمّل الجدولما الذي نقدمه
في إطار التعاون المستمر نترك في المكتب حاوية مستندات مقفلة — يكفي إيداع المطبوعات والنسخ المنتهية المدة فيها، ونحن نستبدل الحاوية وفق جدول متفق عليه ونترك شهادة إتلاف في كل مرة.
- الاستلام من مقر شركتكم — نأتي لجمع المستندات في وارسو ومنطقة مازوفيا؛ لا حاجة إلى نقل أي شيء أو فرز المستندات مسبقًا.
- إتلاف مطابق لمعيار DIN 66399 — بالمستوى P-4 قياسيًا، وبالمستوى P-5 للبيانات شديدة الحساسية.
- شهادة الإتلاف — وثيقة تتضمن التاريخ والنطاق وطريقة الإتلاف، تُقدَّم عند تفتيش UODO (هيئة حماية البيانات البولندية).
- حاويات المستندات — في إطار التعاون المستمر نترك لديكم حاويات مقفلة ونستبدلها وفق جدول متفق عليه.
كيف يسير التعاون
- التواصل وتقدير السعر — هاتفيًا أو عبر البريد الإلكتروني؛ يكفي تقدير تقريبي لكمية المستندات (عدد المجلدات أو الأكياس أو الأمتار الطولية من الملفات).
- الاستلام — نصل في الموعد المتفق عليه، ونزن المستندات ونؤمّنها للنقل.
- الإتلاف والشهادة — نتلف المستندات وفق DIN 66399، وتتسلمون شهادة إتلاف لملف الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات.
مجلدات وثائق تأمين من سنوات خلت ما زالت على الرفوف؟
يرجى الاتصال أو مراسلتنا — نقدّر تكلفة استلام لمرة واحدة أو نقترح حاوية دائمة. وتجدون تفاصيل خدمة إتلاف المستندات في صفحتها المخصصة.
للتواصل: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com