إتلاف المستندات للمؤسسات الخيرية والجمعيات والأبرشيات
تعالج المنظمات الأهلية بيانات بالغة الحساسية — معلومات عن المستفيدين وأوضاعهم الصحية أو المادية، وبيانات المتبرعين والمتطوعين. واللائحة العامة لحماية البيانات ملزمة للمؤسسة الخيرية والأبرشية كما هي ملزمة للشركة، وإن كانت ميزانية الامتثال محدودة في الغالب. تخدم Ekotechnika أكثر من اثنتي عشرة منظمة أهلية — نستلم المستندات من المقر ونتلفها وفق DIN 66399 ونصدر شهادة إتلاف.
خصوصية مستندات المنظمات
- بيانات المستفيدين كثيرًا ما تكون من الفئات الخاصة — فالمعلومات عن الصحة أو الوضع الأسري نتلفها بالمستوى P-5.
- تسويات المنح ومشاريع الاتحاد الأوروبي يجب حفظها طوال المدة التي تشترطها الاتفاقية (عادة 5–10 سنوات) — وبعدها تبقى مكدسة من دون أساس قانوني.
- قوائم المتبرعين والموافقات التسويقية تُحفظ حتى سحب الموافقة وانقضاء مدة المطالبات — وبعد ذلك يجب حذفها.
- السجلات الكنسية والدفاتر الدائمة للأبرشية لا تخضع للإتلاف — نساعد على أن تُفصل عنها الوثائق الإدارية التي يمكن بل يجب إتلافها.
المدد الخاصة بمستندات المنظمات
أكثر الفئات شيوعًا في أرشيف مؤسسة خيرية أو جمعية أو أبرشية:
| نوع المستند | مدة الاحتفاظ |
|---|---|
| المستندات المحاسبية والفواتير | 5 سنوات |
| تسويات المشاريع والمنح | وفق الاتفاقية، عادة 5–10 سنوات |
| قوائم المتبرعين والموافقات التسويقية | حتى سحب الموافقة + مدة المطالبات |
| ملفات الموظفين (منذ 2019) | 10 سنوات |
| وثائق المستفيدين | وفق الأساس القانوني للبرنامج |
جدول مجاني للاحتفاظ بالمستندات (PDF)
قائمة كاملة بمدد الاحتفاظ لأكثر من عشرين فئة من المستندات — مع قواعد احتساب المدة وقائمة مراجعة لترتيب الأرشيف.
حمّل الجدولما الذي نقدمه
نحافظ للمنظمات الأهلية على أسعار بسيطة يمكن التنبؤ بها وفاتورة بأجل سداد مؤجل. أما الترتيب لمرة واحدة بعد انتهاء مشروع أو تغير مجلس الإدارة فنقدّر تكلفته فورًا بناءً على عدد المجلدات أو الأكياس.
- الاستلام من مقر شركتكم — نأتي لجمع المستندات في وارسو ومنطقة مازوفيا؛ لا حاجة إلى نقل أي شيء أو فرز المستندات مسبقًا.
- إتلاف مطابق لمعيار DIN 66399 — بالمستوى P-4 قياسيًا، وبالمستوى P-5 للبيانات شديدة الحساسية.
- شهادة الإتلاف — وثيقة تتضمن التاريخ والنطاق وطريقة الإتلاف، تُقدَّم عند تفتيش UODO (هيئة حماية البيانات البولندية).
- حاويات المستندات — في إطار التعاون المستمر نترك لديكم حاويات مقفلة ونستبدلها وفق جدول متفق عليه.
كيف يسير التعاون
- التواصل وتقدير السعر — هاتفيًا أو عبر البريد الإلكتروني؛ يكفي تقدير تقريبي لكمية المستندات (عدد المجلدات أو الأكياس أو الأمتار الطولية من الملفات).
- الاستلام — نصل في الموعد المتفق عليه، ونزن المستندات ونؤمّنها للنقل.
- الإتلاف والشهادة — نتلف المستندات وفق DIN 66399، وتتسلمون شهادة إتلاف لملف الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات.
مستندات المشاريع المنتهية تتكدس في المكتب؟
يرجى مراسلتنا مع الكمية التقريبية للمستندات — نقترح موعدًا للاستلام ونعد شهادة إتلاف لملف المشروع. وتجدون تفاصيل خدمة إتلاف المستندات في صفحتها المخصصة.
للتواصل: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com