إتلاف المستندات لمكاتب المحاسبة وأقسام الحسابات

يحتفظ مكتب المحاسبة بمستندات شركات كثيرة في آن واحد — ويتحمل مسؤوليتها كما لو كانت مستنداته. بعد انقضاء مدد الاحتفاظ يجب إتلاف المستندات المحاسبية وملفات موظفي العملاء بما يتوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات واتفاقية معالجة البيانات. تستلم Ekotechnika الوثائق مباشرة من المكتب وتتلفها وفق DIN 66399 وتصدر شهادة إتلاف — يتعاون معنا أكثر من عشرين مكتب محاسبة من وارسو وضواحيها.

خصوصية مستندات مكتب المحاسبة

• مستندات العملاء بيانات معهود بمعالجتها — تشترط اتفاقية معالجة البيانات عادة حذفها أو إعادتها عند انتهاء التعاون، ويجب أن تكون طريقة الحذف قابلة للإثبات.
• بعد إقفال السنة المالية يتضخم الأرشيف دفعة واحدة — عندها يمكن التخلص بأمان من أقدم سنة؛ وهذا أنسب وقت لاستلام جماعي واحد.
• ملفات موظفي العملاء وكشوف رواتبهم تتضمن بيانات عن الأجور والصحة (الإجازات المرضية) — فيلزم عند الإتلاف المستوى P-4 على الأقل.
• شهادة الإتلاف تحمي المكتب — فهي دليل أمام العميل وأمام UODO (هيئة حماية البيانات البولندية) على أن البيانات المنتهية المدة قد حُذفت فعلًا ولم تُترك مكدسة في القبو.

المدد التي يمكن بعدها إتلاف المستندات المحاسبية

أكثر الفئات التي يجري استبعادها من أرشيف مكتب المحاسبة:

تُحتسب المدد من نهاية السنة الميلادية التي حل فيها أجل سداد الضريبة — وقواعد الاحتساب مفصلة في الجدول.

ما الذي نقدمه

نراعي إيقاع عمل المكتب — نخطط للاستلام خارج ذروة موسم الإقرارات، وفي إطار التعاون المستمر نوفر حاويات مقفلة تُودع فيها أولًا بأول المسودات المطبوعة والمستندات المنتهية المدة.

• الاستلام من مقر شركتكم — نأتي لجمع المستندات في وارسو ومنطقة مازوفيا؛ لا حاجة إلى نقل أي شيء أو فرز المستندات مسبقًا.
• إتلاف مطابق لمعيار DIN 66399 — بالمستوى P-4 قياسيًا، وبالمستوى P-5 للبيانات شديدة الحساسية.
• شهادة الإتلاف — وثيقة تتضمن التاريخ والنطاق وطريقة الإتلاف، تُقدَّم عند تفتيش UODO (هيئة حماية البيانات البولندية).
• حاويات المستندات — في إطار التعاون المستمر نترك لديكم حاويات مقفلة ونستبدلها وفق جدول متفق عليه.

كيف يسير التعاون

1. التواصل وتقدير السعر — هاتفيًا أو عبر البريد الإلكتروني؛ يكفي تقدير تقريبي لكمية المستندات (عدد المجلدات أو الأكياس أو الأمتار الطولية من الملفات).
2. الاستلام — نصل في الموعد المتفق عليه، ونزن المستندات ونؤمّنها للنقل.
3. الإتلاف والشهادة — نتلف المستندات وفق DIN 66399، وتتسلمون شهادة إتلاف لملف الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات.

أرشيف المكتب يضيق بما فيه؟

بعد إقفال السنة تكفي مكالمة واحدة — نستلم سجلات السنوات المستبعدة ونترك لكم ولعملائكم شهادة إتلاف. وتجدون تفاصيل خدمة إتلاف المستندات في صفحتها المخصصة.

للتواصل: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com