Знищення документів для житлових спільнот, кооперативів і управителів нерухомості

Адміністрація нерухомості накопичує дані сотень мешканців – розрахунки комунальних послуг, листування, договори оренди, бюлетені для голосувань. Після завершення термінів зберігання ці документи треба видалити відповідно до GDPR, а технічну документацію будинку – зберегти. Ekotechnika співпрацює з управителями та адміністраціями з Варшави й околиць: забираємо документи з офісу, знищуємо їх згідно з DIN 66399 і видаємо протокол.

Специфіка документів адміністрації нерухомості

Управитель відповідає за дані багатьох спільнот водночас – під час зведеного вивозу протокол знищення видаємо окремо для кожної спільноти.
Розрахунки комунальних послуг і сальдо приміщень – це фінансові дані мешканців; після завершення строку позовної давності вони не повинні лежати в загальнодоступних папках.
Технічну документацію будинку знищувати не можна – вона зберігається протягом усього існування об'єкта; допомагаємо відділити її від документів на вилучення.
Ухвали та протоколи зборів зберігають безстроково як історію спільноти – знищенню натомість підлягають, наприклад, бюлетені для голосування після завершення строку оскарження ухвал.

Терміни для документації нерухомості

Орієнтовні періоди для найпоширеніших категорій:

Вид документа	Термін зберігання
Бухгалтерські документи та розрахунки комунальних послуг	5 років
Листування з мешканцями	до завершення строку позовної давності
Договори з підрядниками	5 років після закінчення дії
Ухвали, протоколи зборів	безстроково (не знищувати)
Технічна документація будинку	протягом існування об'єкта

Безкоштовний календар зберігання документів (PDF)

Повне зведення термінів для понад двадцяти категорій документів – разом із правилами відліку терміну та контрольним списком для наведення ладу в архіві.

Завантажити календар

Що ми забезпечуємо

Обслуговуємо як окремі спільноти, так і управителів із портфелем кількох десятків будинків – зі зведеним вивозом і розрахунком для кожної спільноти окремо, щоб вартість можна було віднести на відповідну нерухомість.

Вивіз з офісу – приїжджаємо по документи у Варшаві та Мазовецькому воєводстві; вам не потрібно нічого возити чи попередньо сортувати.
Знищення за нормою DIN 66399 – стандартно у класі P-4, а для особливо захищених даних – у класі P-5.
Протокол знищення – документ із датою, обсягом і способом знищення, який пред'являють під час перевірки UODO – польського органу захисту персональних даних.
Контейнери для документів – за постійної співпраці залишаємо закриті контейнери й міняємо їх з узгодженою періодичністю.

Як виглядає співпраця

Контакт і розрахунок вартості – телефоном або електронною поштою; достатньо приблизної кількості документів (число папок-реєстраторів, мішків або погонних метрів справ).
Вивіз – приїжджаємо в узгоджений час, зважуємо документи та надійно запаковуємо їх для перевезення.
Знищення і протокол – документи знищуємо згідно з DIN 66399, а ви отримуєте протокол знищення для документації GDPR.

Архів адміністрації потребує розчищення?

Достатньо повідомлення з кількістю папок і адресою адміністрації – запропонуємо дату вивозу та спосіб розрахунку. Докладніше про перебіг послуги – на сторінці знищення документів.

Контакти: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com