Знищення документів для установ і державних інституцій
У державній установі знищення документів – це завершальний етап формальної процедури вилучення справ – неархівну документацію категорії B знищують лише після згоди відповідного державного архіву. Ekotechnika виконує цей останній крок: забирає вилучену документацію, знищує її згідно з DIN 66399 і видає протокол знищення до матеріалів справи. Співпрацюємо з установами та інституціями Варшави та Мазовецького воєводства.
Специфіка документації установи
- Архівна категорія вирішує все – матеріали категорії A передають до державного архіву; знищувати можна виключно неархівну документацію (категорія B) після завершення терміну з переліку справ.
- Згода державного архіву на вилучення має бути видана до знищення – забираємо лише документацію, охоплену такою згодою.
- Протокол знищення долучають до документації вилучення – він містить дату, обсяг і спосіб знищення відповідно до вимог підзвітності.
- Розрахунок, пристосований до бюджетної установи – рахунок-фактура з відтермінованою оплатою, а для більших архівів – пропозиція під офіційний запит.
Приклади періодів із переліків справ (категорія B)
Вирішальною завжди є кваліфікація з JRWA – єдиного предметного переліку справ польських установ – конкретної одиниці; нижче типові приклади:
| Вид документа | Термін зберігання |
|---|---|
| Фінансово-бухгалтерська документація (B5) | 5 років |
| Відомості на зарплату (B10 або B50 за переліком) | 10–50 років |
| Документація публічних закупівель | за переліком, мін. 4 роки |
| Поточне листування (BC, B2) | одразу – до 2 років |
| Архівні матеріали категорії A | знищенню не підлягають |
Безкоштовний календар зберігання документів (PDF)
Повне зведення термінів для понад двадцяти категорій документів – разом із правилами відліку терміну та контрольним списком для наведення ладу в архіві.
Завантажити календарЩо ми забезпечуємо
Знищуємо й носії даних – жорсткі диски зі списаного обладнання – і надаємо повний комплект документів для закриття процедури вилучення.
- Вивіз з офісу – приїжджаємо по документи у Варшаві та Мазовецькому воєводстві; вам не потрібно нічого возити чи попередньо сортувати.
- Знищення за нормою DIN 66399 – стандартно у класі P-4, а для особливо захищених даних – у класі P-5.
- Протокол знищення – документ із датою, обсягом і способом знищення, який пред'являють під час перевірки UODO – польського органу захисту персональних даних.
- Контейнери для документів – за постійної співпраці залишаємо закриті контейнери й міняємо їх з узгодженою періодичністю.
Як виглядає співпраця
- Контакт і розрахунок вартості – телефоном або електронною поштою; достатньо приблизної кількості документів (число папок-реєстраторів, мішків або погонних метрів справ).
- Вивіз – приїжджаємо в узгоджений час, зважуємо документи та надійно запаковуємо їх для перевезення.
- Знищення і протокол – документи знищуємо згідно з DIN 66399, а ви отримуєте протокол знищення для документації GDPR.
Вилучення завершене згодою архіву?
Надішліть нам обсяг вилученої документації – запропонуємо дату вивозу та підготуємо протокол відповідно до вимог установи. Докладніше про перебіг послуги – на сторінці знищення документів.
Контакти: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com