Знищення документів для страховиків і страхових агентств

Страхова документація поєднує фінансові дані з даними про здоров'я — заяви на поліси страхування життя, документи страхових випадків чи лікарські висновки — це дані особливих категорій. Після завершення строку позовної давності подальше їх зберігання порушує GDPR. Ekotechnika забирає документи з офісу агентства чи мультиагентства, знищує їх у класі P-4/P-5 за DIN 66399 і видає протокол знищення.

Специфіка страхової документації

Строк позовної давності за договором страхування за загальним правилом становить 3 роки — але документація випадків зі шкодою особі може бути потрібна значно довше; перед вилученням варто розділити ці категорії.
Заяви з медичними анкетами містять дані про здоров'я — знищуємо їх у класі P-5.
Дистрибуція страхування підлягає підзвітності (IDD, GDPR) — протокол знищення підтверджує, що дані клієнтів після завершення терміну справді видалено.
Загальні умови страхування, копії полісів і листування накопичуються з кожним роком продажів — регулярний вивіз тримає архів агентства під контролем.

Терміни для страхової документації

Орієнтовні періоди для найпоширеніших категорій в агентстві:

Вид документа	Термін зберігання
Поліси та заяви (після закінчення покриття)	строк позовної давності, мін. 3 роки
Документація страхових випадків	до спливу позовної давності
Бухгалтерські документи агентства	5 років
Кадрові справи працівників (з 2019 р.)	10 років
Маркетингові згоди	до відкликання + строк позовної давності

Безкоштовний календар зберігання документів (PDF)

Повне зведення термінів для понад двадцяти категорій документів — разом із правилами відліку терміну та контрольним списком для наведення ладу в архіві.

Завантажити календар

Що ми забезпечуємо

За постійної співпраці залишаємо в офісі закритий контейнер для документів — достатньо вкидати роздруківки та копії із завершеним терміном, а ми міняємо контейнер з узгодженою періодичністю й щоразу залишаємо протокол.

Вивіз з офісу — приїжджаємо по документи у Варшаві та Мазовецькому воєводстві; вам не потрібно нічого возити чи попередньо сортувати.
Знищення за нормою DIN 66399 — стандартно у класі P-4, а для особливо захищених даних — у класі P-5.
Протокол знищення — документ із датою, обсягом і способом знищення, який пред'являють під час перевірки UODO — польського органу захисту персональних даних.
Контейнери для документів — за постійної співпраці залишаємо закриті контейнери й міняємо їх з узгодженою періодичністю.

Як виглядає співпраця

Контакт і розрахунок вартості — телефоном або електронною поштою; достатньо приблизної кількості документів (число папок-реєстраторів, мішків або погонних метрів справ).
Вивіз — приїжджаємо в узгоджений час, зважуємо документи та надійно запаковуємо їх для перевезення.
Знищення і протокол — документи знищуємо згідно з DIN 66399, а ви отримуєте протокол знищення для документації GDPR.

Папки з полісами багаторічної давності досі на полицях?

Зателефонуйте або напишіть — розрахуємо вартість разового вивозу або запропонуємо контейнер на постійно. Докладніше про перебіг послуги — на сторінці знищення документів.

Контакти: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com