Знищення документів для страховиків і страхових агентств
Страхова документація поєднує фінансові дані з даними про здоров'я – заяви на поліси страхування життя, документи страхових випадків чи лікарські висновки – це дані особливих категорій. Після завершення строку позовної давності подальше їх зберігання порушує GDPR. Ekotechnika забирає документи з офісу агентства чи мультиагентства, знищує їх у класі P-4/P-5 за DIN 66399 і видає протокол знищення.
Специфіка страхової документації
- Строк позовної давності за договором страхування за загальним правилом становить 3 роки – але документація випадків зі шкодою особі може бути потрібна значно довше; перед вилученням варто розділити ці категорії.
- Заяви з медичними анкетами містять дані про здоров'я – знищуємо їх у класі P-5.
- Дистрибуція страхування підлягає підзвітності (IDD, GDPR) – протокол знищення підтверджує, що дані клієнтів після завершення терміну справді видалено.
- Загальні умови страхування, копії полісів і листування накопичуються з кожним роком продажів – регулярний вивіз тримає архів агентства під контролем.
Терміни для страхової документації
Орієнтовні періоди для найпоширеніших категорій в агентстві:
| Вид документа | Термін зберігання |
|---|---|
| Поліси та заяви (після закінчення покриття) | строк позовної давності, мін. 3 роки |
| Документація страхових випадків | до спливу позовної давності |
| Бухгалтерські документи агентства | 5 років |
| Кадрові справи працівників (з 2019 р.) | 10 років |
| Маркетингові згоди | до відкликання + строк позовної давності |
Безкоштовний календар зберігання документів (PDF)
Повне зведення термінів для понад двадцяти категорій документів – разом із правилами відліку терміну та контрольним списком для наведення ладу в архіві.
Завантажити календарЩо ми забезпечуємо
За постійної співпраці залишаємо в офісі закритий контейнер для документів – достатньо вкидати роздруківки та копії із завершеним терміном, а ми міняємо контейнер з узгодженою періодичністю й щоразу залишаємо протокол.
- Вивіз з офісу – приїжджаємо по документи у Варшаві та Мазовецькому воєводстві; вам не потрібно нічого возити чи попередньо сортувати.
- Знищення за нормою DIN 66399 – стандартно у класі P-4, а для особливо захищених даних – у класі P-5.
- Протокол знищення – документ із датою, обсягом і способом знищення, який пред'являють під час перевірки UODO – польського органу захисту персональних даних.
- Контейнери для документів – за постійної співпраці залишаємо закриті контейнери й міняємо їх з узгодженою періодичністю.
Як виглядає співпраця
- Контакт і розрахунок вартості – телефоном або електронною поштою; достатньо приблизної кількості документів (число папок-реєстраторів, мішків або погонних метрів справ).
- Вивіз – приїжджаємо в узгоджений час, зважуємо документи та надійно запаковуємо їх для перевезення.
- Знищення і протокол – документи знищуємо згідно з DIN 66399, а ви отримуєте протокол знищення для документації GDPR.
Папки з полісами багаторічної давності досі на полицях?
Зателефонуйте або напишіть – розрахуємо вартість разового вивозу або запропонуємо контейнер на постійно. Докладніше про перебіг послуги – на сторінці знищення документів.
Контакти: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com