Знищення документів для фондів, громадських організацій і парафій
Громадські організації обробляють винятково чутливі дані – відомості про підопічних та їхній стан здоров'я чи матеріальне становище, дані донорів і волонтерів. GDPR стосується фонду й парафії так само, як компанії, хоча бюджет на його виконання часто невеликий. Ekotechnika обслуговує понад десяток громадських організацій – забираємо документи з офісу, знищуємо їх згідно з DIN 66399 і видаємо протокол знищення.
Специфіка документів організації
- Дані підопічних нерідко належать до особливих категорій – відомості про здоров'я чи сімейні обставини знищуємо у класі P-5.
- Звітність за грантами та проєктами ЄС треба тримати стільки, скільки вимагає договір (зазвичай 5–10 років) – після цього вона лежить уже без правової підстави.
- Списки донорів і маркетингові згоди зберігають до відкликання згоди та завершення строку позовної давності – потім їх слід видалити.
- Метричні книги та парафіяльні акти постійного зберігання знищенню не підлягають – допомагаємо відділити від них адміністративну документацію, яку знищити можна й треба.
Терміни для документів організації
Найпоширеніші категорії в архіві фонду, громадської організації чи парафії:
| Вид документа | Термін зберігання |
|---|---|
| Бухгалтерські документи та рахунки | 5 років |
| Звітність за проєктами і грантами | за договором, зазвичай 5–10 років |
| Списки донорів, маркетингові згоди | до відкликання згоди + строк позовної давності |
| Кадрові справи працівників (з 2019 р.) | 10 років |
| Документація підопічних | за правовою підставою програми |
Безкоштовний календар зберігання документів (PDF)
Повне зведення термінів для понад двадцяти категорій документів – разом із правилами відліку терміну та контрольним списком для наведення ладу в архіві.
Завантажити календарЩо ми забезпечуємо
Для громадських організацій тримаємо прості, передбачувані ставки та рахунок-фактуру з відтермінованою оплатою. Разове наведення ладу після завершеного проєкту чи зміни правління оцінюємо одразу – за кількістю папок або мішків.
- Вивіз з офісу – приїжджаємо по документи у Варшаві та Мазовецькому воєводстві; вам не потрібно нічого возити чи попередньо сортувати.
- Знищення за нормою DIN 66399 – стандартно у класі P-4, а для особливо захищених даних – у класі P-5.
- Протокол знищення – документ із датою, обсягом і способом знищення, який пред'являють під час перевірки UODO – польського органу захисту персональних даних.
- Контейнери для документів – за постійної співпраці залишаємо закриті контейнери й міняємо їх з узгодженою періодичністю.
Як виглядає співпраця
- Контакт і розрахунок вартості – телефоном або електронною поштою; достатньо приблизної кількості документів (число папок-реєстраторів, мішків або погонних метрів справ).
- Вивіз – приїжджаємо в узгоджений час, зважуємо документи та надійно запаковуємо їх для перевезення.
- Знищення і протокол – документи знищуємо згідно з DIN 66399, а ви отримуєте протокол знищення для документації GDPR.
Документи після проєктів залежуються в офісі?
Напишіть нам приблизну кількість документів – запропонуємо дату вивозу та підготуємо протокол знищення для проєктної документації. Докладніше про перебіг послуги – на сторінці знищення документів.
Контакти: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com