Знищення документів для фондів, громадських організацій і парафій
Громадські організації обробляють винятково чутливі дані — відомості про підопічних та їхній стан здоров'я чи матеріальне становище, дані донорів і волонтерів. GDPR стосується фонду й парафії так само, як компанії, хоча бюджет на його виконання часто невеликий. Ekotechnika обслуговує понад десяток громадських організацій — забираємо документи з офісу, знищуємо їх згідно з DIN 66399 і видаємо протокол знищення.
Специфіка документів організації
- Дані підопічних нерідко належать до особливих категорій — відомості про здоров'я чи сімейні обставини знищуємо у класі P-5.
- Звітність за грантами та проєктами ЄС треба тримати стільки, скільки вимагає договір (зазвичай 5–10 років) — після цього вона лежить уже без правової підстави.
- Списки донорів і маркетингові згоди зберігають до відкликання згоди та завершення строку позовної давності — потім їх слід видалити.
- Метричні книги та парафіяльні акти постійного зберігання знищенню не підлягають — допомагаємо відділити від них адміністративну документацію, яку знищити можна й треба.
Терміни для документів організації
Найпоширеніші категорії в архіві фонду, громадської організації чи парафії:
| Вид документа | Термін зберігання |
|---|---|
| Бухгалтерські документи та рахунки | 5 років |
| Звітність за проєктами і грантами | за договором, зазвичай 5–10 років |
| Списки донорів, маркетингові згоди | до відкликання згоди + строк позовної давності |
| Кадрові справи працівників (з 2019 р.) | 10 років |
| Документація підопічних | за правовою підставою програми |
Безкоштовний календар зберігання документів (PDF)
Повне зведення термінів для понад двадцяти категорій документів — разом із правилами відліку терміну та контрольним списком для наведення ладу в архіві.
Завантажити календарЩо ми забезпечуємо
Для громадських організацій тримаємо прості, передбачувані ставки та рахунок-фактуру з відтермінованою оплатою. Разове наведення ладу після завершеного проєкту чи зміни правління оцінюємо одразу — за кількістю папок або мішків.
- Вивіз з офісу — приїжджаємо по документи у Варшаві та Мазовецькому воєводстві; вам не потрібно нічого возити чи попередньо сортувати.
- Знищення за нормою DIN 66399 — стандартно у класі P-4, а для особливо захищених даних — у класі P-5.
- Протокол знищення — документ із датою, обсягом і способом знищення, який пред'являють під час перевірки UODO — польського органу захисту персональних даних.
- Контейнери для документів — за постійної співпраці залишаємо закриті контейнери й міняємо їх з узгодженою періодичністю.
Як виглядає співпраця
- Контакт і розрахунок вартості — телефоном або електронною поштою; достатньо приблизної кількості документів (число папок-реєстраторів, мішків або погонних метрів справ).
- Вивіз — приїжджаємо в узгоджений час, зважуємо документи та надійно запаковуємо їх для перевезення.
- Знищення і протокол — документи знищуємо згідно з DIN 66399, а ви отримуєте протокол знищення для документації GDPR.
Документи після проєктів залежуються в офісі?
Напишіть нам приблизну кількість документів — запропонуємо дату вивозу та підготуємо протокол знищення для проєктної документації. Докладніше про перебіг послуги — на сторінці знищення документів.
Контакти: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com