Знищення документів для бухгалтерських бюро та служб бухгалтерії
Бухгалтерське бюро зберігає документи багатьох компаній водночас – і відповідає за них як за власні. Після завершення термінів зберігання бухгалтерські та кадрові документи клієнтів треба знищити відповідно до GDPR і договору доручення обробки даних. Ekotechnika забирає документацію просто з бюро, знищує її згідно з DIN 66399 і видає протокол – з нами співпрацює понад двадцять бухгалтерських бюро з Варшави та околиць.
Специфіка документів бухгалтерського бюро
- Документи клієнтів – це доручені дані – договір доручення обробки зазвичай вимагає їх видалення або повернення після завершення співпраці, а спосіб видалення треба вміти підтвердити.
- Після закриття року архів росте стрибком – найстаріший річний комплект тоді можна безпечно вилучити; це найкращий момент для одного зведеного вивозу.
- Кадрові та зарплатні справи клієнтів містять дані про заробітки та здоров'я (лікарняні) – під час знищення обов'язковий щонайменше клас P-4.
- Протокол знищення захищає бюро – це доказ для клієнта й для UODO, що дані після завершення терміну видалено, а не складовано в підвалі.
Терміни, після яких бухгалтерські документи можна знищити
Категорії, які найчастіше вилучають з архіву бухгалтерського бюро:
| Вид документа | Термін зберігання |
|---|---|
| Рахунки-фактури та бухгалтерські документи | 5 років |
| Податкові декларації (PIT, CIT, VAT) | 5 років |
| Документація ZUS | 10 років |
| Відомості на зарплату та картки заробітків | 10 років |
| Кадрові справи (працевлаштовані з 2019 р.) | 10 років |
Терміни рахують від кінця календарного року, в якому минув строк сплати податку – правила відліку ви знайдете в календарі.
Безкоштовний календар зберігання документів (PDF)
Повне зведення термінів для понад двадцяти категорій документів – разом із правилами відліку терміну та контрольним списком для наведення ладу в архіві.
Завантажити календарЩо ми забезпечуємо
Розуміємо ритм роботи бюро – вивози плануємо поза піком звітності, а за постійної співпраці ставимо закриті контейнери, куди поточно потрапляють робочі роздруківки та документи із завершеним терміном.
- Вивіз з офісу – приїжджаємо по документи у Варшаві та Мазовецькому воєводстві; вам не потрібно нічого возити чи попередньо сортувати.
- Знищення за нормою DIN 66399 – стандартно у класі P-4, а для особливо захищених даних – у класі P-5.
- Протокол знищення – документ із датою, обсягом і способом знищення, який пред'являють під час перевірки UODO – польського органу захисту персональних даних.
- Контейнери для документів – за постійної співпраці залишаємо закриті контейнери й міняємо їх з узгодженою періодичністю.
Як виглядає співпраця
- Контакт і розрахунок вартості – телефоном або електронною поштою; достатньо приблизної кількості документів (число папок-реєстраторів, мішків або погонних метрів справ).
- Вивіз – приїжджаємо в узгоджений час, зважуємо документи та надійно запаковуємо їх для перевезення.
- Знищення і протокол – документи знищуємо згідно з DIN 66399, а ви отримуєте протокол знищення для документації GDPR.
Архів бюро тріщить по швах?
Після закриття року достатньо одного дзвінка – заберемо вилучені річні комплекти й залишимо протокол знищення для вас і ваших клієнтів. Докладніше про перебіг послуги – на сторінці знищення документів.
Контакти: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com