Aktenvernichtung für Eigentümergemeinschaften, Genossenschaften und Hausverwaltungen
Eine Hausverwaltung sammelt die Daten Hunderter Bewohner — Nebenkostenabrechnungen, Korrespondenz, Mietverträge, Stimmzettel. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen diese Unterlagen DSGVO-konform entsorgt werden — die technische Gebäudedokumentation dagegen bleibt erhalten. Ekotechnika arbeitet mit Verwaltern und Hausverwaltungen aus Warschau und Umgebung: Wir holen die Unterlagen im Büro ab, vernichten sie nach DIN 66399 und stellen ein Protokoll aus.
Besonderheiten der Unterlagen einer Immobilienverwaltung
- Ein Verwalter verantwortet die Daten mehrerer Gemeinschaften zugleich — bei einer Sammelabholung stellen wir das Vernichtungsprotokoll für jede Gemeinschaft separat aus.
- Nebenkostenabrechnungen und Wohnungssalden sind Finanzdaten der Bewohner — nach Ablauf der Verjährungsfristen gehören sie nicht in frei zugängliche Ordner.
- Die technische Gebäudedokumentation darf nicht vernichtet werden — sie gilt für die gesamte Lebensdauer des Objekts; wir helfen, sie von den auszusondernden Unterlagen zu trennen.
- Beschlüsse und Versammlungsprotokolle werden dauerhaft als Geschichte der Gemeinschaft aufbewahrt — vernichtet werden dagegen z. B. Stimmzettel nach Ablauf der Anfechtungsfrist für Beschlüsse.
Fristen für Immobilienunterlagen
Richtwerte für die häufigsten Kategorien:
| Art der Unterlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Buchhaltungsunterlagen und Nebenkostenabrechnungen | 5 Jahre |
| Korrespondenz mit Bewohnern | bis zum Erlöschen von Ansprüchen |
| Verträge mit Auftragnehmern | 5 Jahre nach Vertragsende |
| Beschlüsse, Versammlungsprotokolle | dauerhaft (nicht vernichten) |
| Technische Gebäudedokumentation | für die Lebensdauer des Objekts |
Kostenloser Aufbewahrungskalender für Firmenunterlagen (PDF)
Die vollständige Fristenübersicht für über zwanzig Kategorien von Unterlagen — samt Regeln zur Fristberechnung und einer Checkliste für das Aufräumen im Archiv.
Kalender herunterladenWas wir bieten
Wir betreuen einzelne Eigentümergemeinschaften ebenso wie Verwalter mit einem Portfolio von Dutzenden Gebäuden — mit Sammelabholung und Abrechnung pro Gemeinschaft, damit sich die Kosten der richtigen Immobilie zuordnen lassen.
- Abholung vor Ort — wir holen die Unterlagen in Warschau und der Woiwodschaft Masowien direkt bei Ihnen ab; Sie müssen nichts transportieren und nichts vorsortieren.
- Vernichtung nach DIN 66399 — standardmäßig in Sicherheitsstufe P-4, für besonders geschützte Daten in Stufe P-5.
- Vernichtungsprotokoll — ein Dokument mit Datum, Umfang und Methode der Vernichtung, das Sie bei einer Kontrolle der polnischen Datenschutzbehörde (UODO) vorlegen.
- Sicherheitsbehälter für Unterlagen — bei laufender Zusammenarbeit stellen wir abschließbare Behälter auf und tauschen sie in einem vereinbarten Rhythmus.
So läuft die Zusammenarbeit ab
- Kontakt und Angebot — telefonisch oder per E-Mail; eine ungefähre Mengenangabe genügt (Anzahl der Ordner, Säcke oder laufende Meter Akten).
- Abholung — wir kommen zum vereinbarten Termin, wiegen die Unterlagen und sichern sie für den Transport.
- Vernichtung und Protokoll — die Unterlagen werden nach DIN 66399 vernichtet, und Sie erhalten ein Vernichtungsprotokoll für Ihre DSGVO-Dokumentation.
Das Archiv der Verwaltung muss geräumt werden?
Eine Nachricht mit der Zahl der Ordner und der Adresse der Verwaltung genügt — wir schlagen Abholtermin und Abrechnungsform vor. Mehr zum Ablauf erfahren Sie auf der Seite unserer Aktenvernichtung.
Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com