Aktenvernichtung für Behörden und öffentliche Einrichtungen
In einer öffentlichen Einrichtung ist die Vernichtung der letzte Schritt des förmlichen Aussonderungsverfahrens — nicht archivwürdige Unterlagen der Kategorie B werden erst nach Freigabe durch das zuständige Staatsarchiv vernichtet. Ekotechnika übernimmt diesen letzten Schritt: Wir holen die ausgesonderten Unterlagen ab, vernichten sie nach DIN 66399 und stellen ein Vernichtungsprotokoll für die Verfahrensakte aus. Wir arbeiten mit Behörden und Einrichtungen aus Warschau und Masowien.
Besonderheiten der Behördenunterlagen
- Die Archivkategorie entscheidet über alles — Materialien der Kategorie A gehen an das Staatsarchiv; vernichtet werden dürfen ausschließlich nicht archivwürdige Unterlagen (Kategorie B) nach Ablauf der Frist aus dem Aktenplan.
- Die Aussonderungsfreigabe des Staatsarchivs muss vor der Vernichtung vorliegen — wir übernehmen ausschließlich Unterlagen mit einer solchen Freigabe.
- Das Vernichtungsprotokoll wandert in die Aussonderungsakte — mit Datum, Umfang und Methode der Vernichtung, wie es die Rechenschaftspflicht verlangt.
- Abrechnung passend zur öffentlichen Hand — Rechnung mit Zahlungsziel und bei größeren Archiven ein Angebot für Ihre Preisanfrage oder Ausschreibung.
Beispielfristen aus den Aktenplänen (Kategorie B)
Maßgeblich ist stets die Einstufung im einheitlichen Aktenplan polnischer Behörden (JRWA) der jeweiligen Einrichtung; nachfolgend typische Beispiele:
| Art der Unterlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Finanz- und Buchhaltungsunterlagen (B5) | 5 Jahre |
| Lohnlisten (B10 oder B50 je nach Aktenplan) | 10–50 Jahre |
| Vergabeunterlagen (öffentliche Aufträge) | laut Aktenplan, mind. 4 Jahre |
| Laufende Korrespondenz (BC, B2) | sofort bis 2 Jahre |
| Archivgut der Kategorie A | wird nicht vernichtet |
Kostenloser Aufbewahrungskalender für Firmenunterlagen (PDF)
Die vollständige Fristenübersicht für über zwanzig Kategorien von Unterlagen — samt Regeln zur Fristberechnung und einer Checkliste für das Aufräumen im Archiv.
Kalender herunterladenWas wir bieten
Wir vernichten auch Datenträger — Festplatten aus ausgemusterter Hardware — und liefern den kompletten Dokumentensatz zum Abschluss des Aussonderungsverfahrens.
- Abholung vor Ort — wir holen die Unterlagen in Warschau und der Woiwodschaft Masowien direkt bei Ihnen ab; Sie müssen nichts transportieren und nichts vorsortieren.
- Vernichtung nach DIN 66399 — standardmäßig in Sicherheitsstufe P-4, für besonders geschützte Daten in Stufe P-5.
- Vernichtungsprotokoll — ein Dokument mit Datum, Umfang und Methode der Vernichtung, das Sie bei einer Kontrolle der polnischen Datenschutzbehörde (UODO) vorlegen.
- Sicherheitsbehälter für Unterlagen — bei laufender Zusammenarbeit stellen wir abschließbare Behälter auf und tauschen sie in einem vereinbarten Rhythmus.
So läuft die Zusammenarbeit ab
- Kontakt und Angebot — telefonisch oder per E-Mail; eine ungefähre Mengenangabe genügt (Anzahl der Ordner, Säcke oder laufende Meter Akten).
- Abholung — wir kommen zum vereinbarten Termin, wiegen die Unterlagen und sichern sie für den Transport.
- Vernichtung und Protokoll — die Unterlagen werden nach DIN 66399 vernichtet, und Sie erhalten ein Vernichtungsprotokoll für Ihre DSGVO-Dokumentation.
Aussonderung mit Archivfreigabe abgeschlossen?
Senden Sie uns den Umfang der ausgesonderten Unterlagen — wir schlagen einen Abholtermin vor und bereiten ein Protokoll nach den Vorgaben Ihrer Einrichtung vor. Mehr zum Ablauf erfahren Sie auf der Seite unserer Aktenvernichtung.
Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com