Aktenvernichtung für Versicherer und Versicherungsagenturen
Versicherungsunterlagen verbinden Finanzdaten mit Gesundheitsdaten — Anträge auf Lebensversicherungen, Schadenunterlagen oder ärztliche Gutachten sind Daten besonderer Kategorien. Nach Ablauf der Verjährungsfristen verstößt ihre weitere Aufbewahrung gegen die DSGVO. Ekotechnika holt die Unterlagen im Büro der Agentur oder Mehrfachagentur ab, vernichtet sie in Sicherheitsstufe P-4/P-5 nach DIN 66399 und stellt ein Vernichtungsprotokoll aus.
Besonderheiten der Versicherungsunterlagen
- Ansprüche aus dem Versicherungsvertrag verjähren grundsätzlich nach 3 Jahren — Unterlagen zu Personenschäden können jedoch deutlich länger benötigt werden; vor der Aussonderung sollten diese Kategorien getrennt werden.
- Anträge mit medizinischen Fragebögen enthalten Gesundheitsdaten — wir vernichten sie in Sicherheitsstufe P-5.
- Der Versicherungsvertrieb unterliegt der Rechenschaftspflicht (IDD, DSGVO) — das Vernichtungsprotokoll belegt, dass Kundendaten nach Fristablauf tatsächlich gelöscht wurden.
- Versicherungsbedingungen, Policenkopien und Korrespondenz wachsen mit jedem Verkaufsjahr — eine regelmäßige Abholung hält das Agenturarchiv im Zaum.
Fristen für Versicherungsunterlagen
Richtwerte für die häufigsten Kategorien in einer Agentur:
| Art der Unterlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Policen und Anträge (nach Ende des Versicherungsschutzes) | Verjährungsfrist, mind. 3 Jahre |
| Schadenakten | bis zur Verjährung der Ansprüche |
| Buchhaltungsunterlagen der Agentur | 5 Jahre |
| Personalakten (Beschäftigung ab 2019) | 10 Jahre |
| Marketing-Einwilligungen | bis zum Widerruf + Verjährungsfrist |
Kostenloser Aufbewahrungskalender für Firmenunterlagen (PDF)
Die vollständige Fristenübersicht für über zwanzig Kategorien von Unterlagen — samt Regeln zur Fristberechnung und einer Checkliste für das Aufräumen im Archiv.
Kalender herunterladenWas wir bieten
Bei laufender Zusammenarbeit stellen wir im Büro einen abschließbaren Sicherheitsbehälter auf — Ausdrucke und abgelaufene Kopien einfach einwerfen; wir tauschen den Behälter im vereinbarten Rhythmus und hinterlassen jedes Mal ein Protokoll.
- Abholung vor Ort — wir holen die Unterlagen in Warschau und der Woiwodschaft Masowien direkt bei Ihnen ab; Sie müssen nichts transportieren und nichts vorsortieren.
- Vernichtung nach DIN 66399 — standardmäßig in Sicherheitsstufe P-4, für besonders geschützte Daten in Stufe P-5.
- Vernichtungsprotokoll — ein Dokument mit Datum, Umfang und Methode der Vernichtung, das Sie bei einer Kontrolle der polnischen Datenschutzbehörde (UODO) vorlegen.
- Sicherheitsbehälter für Unterlagen — bei laufender Zusammenarbeit stellen wir abschließbare Behälter auf und tauschen sie in einem vereinbarten Rhythmus.
So läuft die Zusammenarbeit ab
- Kontakt und Angebot — telefonisch oder per E-Mail; eine ungefähre Mengenangabe genügt (Anzahl der Ordner, Säcke oder laufende Meter Akten).
- Abholung — wir kommen zum vereinbarten Termin, wiegen die Unterlagen und sichern sie für den Transport.
- Vernichtung und Protokoll — die Unterlagen werden nach DIN 66399 vernichtet, und Sie erhalten ein Vernichtungsprotokoll für Ihre DSGVO-Dokumentation.
Policenordner von vor Jahren stehen noch im Regal?
Rufen Sie an oder schreiben Sie uns — wir kalkulieren eine einmalige Abholung oder schlagen einen festen Sicherheitsbehälter vor. Mehr zum Ablauf erfahren Sie auf der Seite unserer Aktenvernichtung.
Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com