Aktenvernichtung für Schulen, Kindergärten und Hochschulen

Daten von Schülern und Eltern stehen unter besonderem Schutz — die DSGVO behandelt Daten von Kindern als besonders schutzwürdig, und für die Dokumentation des Unterrichtsverlaufs gelten genau festgelegte Aufbewahrungsfristen. Ekotechnika holt die Unterlagen im Sekretariat ab, vernichtet sie nach DIN 66399 und stellt ein Vernichtungsprotokoll für den Schulträger aus. Mehr als ein Dutzend Bildungseinrichtungen aus Warschau und Masowien arbeiten mit uns.

Besonderheiten der Schulunterlagen

• Zeugnisbögen werden 50 Jahre aufbewahrt, Klassenbücher nur 5 — Verwechslungen liegen nahe; vor der Aussonderung lohnt sich der Blick in eine Fristenübersicht.
• Klassenarbeiten, Kurztests und Anmeldeunterlagen nicht aufgenommener Bewerber liegen oft jahrelang herum, obwohl sie rasch vernichtet werden dürfen — der größte Platzfresser in Schularchiven.
• Unterlagen der psychologisch-pädagogischen Betreuung enthalten Gesundheitsdaten — bei der Vernichtung ist Sicherheitsstufe P-5 erforderlich.
• Das Sekretariat hat keine Zeit für den Aktenvernichter — ein Dutzend Säcke mit dem Bürogerät zu schreddern kostet Tage; wir nehmen alles in einer einzigen Fahrt mit.

Wie viele Jahre eine Schule ihre Unterlagen aufbewahrt

Richtwerte für die häufigsten Kategorien von Unterlagen einer Einrichtung:

Die Fristen ergeben sich u. a. aus der polnischen Verordnung über die Dokumentation des Unterrichtsverlaufs und dem Aktenplan der Einrichtung.

Was wir bieten

Mit Bildungseinrichtungen rechnen wir per Rechnung mit Zahlungsziel ab, und die Abholung planen wir so, dass der Sekretariatsbetrieb nicht gestört wird — auch in den Winter- und Sommerferien, wenn das Aufräumen im Archiv am leichtesten fällt.

• Abholung vor Ort — wir holen die Unterlagen in Warschau und der Woiwodschaft Masowien direkt bei Ihnen ab; Sie müssen nichts transportieren und nichts vorsortieren.
• Vernichtung nach DIN 66399 — standardmäßig in Sicherheitsstufe P-4, für besonders geschützte Daten in Stufe P-5.
• Vernichtungsprotokoll — ein Dokument mit Datum, Umfang und Methode der Vernichtung, das Sie bei einer Kontrolle der polnischen Datenschutzbehörde (UODO) vorlegen.
• Sicherheitsbehälter für Unterlagen — bei laufender Zusammenarbeit stellen wir abschließbare Behälter auf und tauschen sie in einem vereinbarten Rhythmus.

So läuft die Zusammenarbeit ab

1. Kontakt und Angebot — telefonisch oder per E-Mail; eine ungefähre Mengenangabe genügt (Anzahl der Ordner, Säcke oder laufende Meter Akten).
2. Abholung — wir kommen zum vereinbarten Termin, wiegen die Unterlagen und sichern sie für den Transport.
3. Vernichtung und Protokoll — die Unterlagen werden nach DIN 66399 vernichtet, und Sie erhalten ein Vernichtungsprotokoll für Ihre DSGVO-Dokumentation.

Archiv aufräumen vor dem neuen Schuljahr?

Eine kurze Nachricht mit der Zahl der Säcke oder Ordner genügt — wir schlagen einen Abholtermin vor und bereiten das Vernichtungsprotokoll für den Schulträger vor. Mehr zum Ablauf erfahren Sie auf der Seite unserer Aktenvernichtung.

Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com