Aktenvernichtung für Stiftungen, Vereine und Pfarrgemeinden
Gemeinnützige Organisationen verarbeiten außergewöhnlich sensible Daten — Informationen über Betreute und ihre gesundheitliche oder finanzielle Lage, Daten von Spendern und Ehrenamtlichen. Die DSGVO gilt für Stiftung und Pfarrgemeinde genauso wie für ein Unternehmen, auch wenn das Budget dafür oft klein ist. Ekotechnika betreut mehr als ein Dutzend gemeinnützige Organisationen — wir holen die Unterlagen am Sitz ab, vernichten sie nach DIN 66399 und stellen ein Vernichtungsprotokoll aus.
Besonderheiten der Unterlagen einer Organisation
- Daten von Betreuten sind oft Daten besonderer Kategorien — Angaben zu Gesundheit oder familiärer Situation vernichten wir in Sicherheitsstufe P-5.
- Abrechnungen von Fördermitteln und EU-Projekten müssen so lange aufbewahrt werden, wie es der Vertrag verlangt (meist 5–10 Jahre) — danach liegen sie ohne Rechtsgrundlage im Archiv.
- Spenderlisten und Marketing-Einwilligungen werden bis zum Widerruf der Einwilligung und zum Ablauf der Verjährungsfristen aufbewahrt — danach sind sie zu löschen.
- Kirchenbücher und dauerhaft aufzubewahrende Pfarrakten werden nicht vernichtet — wir helfen, davon die Verwaltungsunterlagen zu trennen, die vernichtet werden dürfen und müssen.
Fristen für die Unterlagen einer Organisation
Die häufigsten Kategorien im Archiv einer Stiftung, eines Vereins oder einer Pfarrgemeinde:
| Art der Unterlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Buchhaltungsunterlagen und Rechnungen | 5 Jahre |
| Projekt- und Förderabrechnungen | laut Vertrag, meist 5–10 Jahre |
| Spenderlisten, Marketing-Einwilligungen | bis zum Widerruf + Verjährungsfrist |
| Personalakten (Beschäftigung ab 2019) | 10 Jahre |
| Unterlagen der Betreuten | je nach Rechtsgrundlage des Programms |
Kostenloser Aufbewahrungskalender für Firmenunterlagen (PDF)
Die vollständige Fristenübersicht für über zwanzig Kategorien von Unterlagen — samt Regeln zur Fristberechnung und einer Checkliste für das Aufräumen im Archiv.
Kalender herunterladenWas wir bieten
Für gemeinnützige Organisationen halten wir einfache, planbare Preise bereit und rechnen per Rechnung mit Zahlungsziel ab. Einmalige Aufräumaktionen nach Projektende oder Vorstandswechsel kalkulieren wir sofort anhand der Zahl der Ordner oder Säcke.
- Abholung vor Ort — wir holen die Unterlagen in Warschau und der Woiwodschaft Masowien direkt bei Ihnen ab; Sie müssen nichts transportieren und nichts vorsortieren.
- Vernichtung nach DIN 66399 — standardmäßig in Sicherheitsstufe P-4, für besonders geschützte Daten in Stufe P-5.
- Vernichtungsprotokoll — ein Dokument mit Datum, Umfang und Methode der Vernichtung, das Sie bei einer Kontrolle der polnischen Datenschutzbehörde (UODO) vorlegen.
- Sicherheitsbehälter für Unterlagen — bei laufender Zusammenarbeit stellen wir abschließbare Behälter auf und tauschen sie in einem vereinbarten Rhythmus.
So läuft die Zusammenarbeit ab
- Kontakt und Angebot — telefonisch oder per E-Mail; eine ungefähre Mengenangabe genügt (Anzahl der Ordner, Säcke oder laufende Meter Akten).
- Abholung — wir kommen zum vereinbarten Termin, wiegen die Unterlagen und sichern sie für den Transport.
- Vernichtung und Protokoll — die Unterlagen werden nach DIN 66399 vernichtet, und Sie erhalten ein Vernichtungsprotokoll für Ihre DSGVO-Dokumentation.
Projektunterlagen stapeln sich im Büro?
Schreiben Sie uns die ungefähre Menge der Unterlagen — wir schlagen einen Abholtermin vor und bereiten ein Vernichtungsprotokoll für Ihre Projektdokumentation vor. Mehr zum Ablauf erfahren Sie auf der Seite unserer Aktenvernichtung.
Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com