Aktenvernichtung für Pflegeheime (DPS) und Betreuungseinrichtungen
Die Akte eines Heimbewohners gehört zu den sensibelsten Daten überhaupt — sie verbindet Angaben zu Gesundheit, Familiensituation und Finanzen mit Verwaltungsentscheidungen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen muss sie so vernichtet werden, dass volle Vertraulichkeit gewährleistet ist. Ekotechnika vernichtet die Unterlagen von DPS-Häusern (polnische Pflege- und Sozialhilfeeinrichtungen) in Sicherheitsstufe P-5 nach DIN 66399, stellt ein Vernichtungsprotokoll aus und holt die Akten direkt in der Einrichtung ab — diskret und ohne das Pflegepersonal einzubinden.
Besonderheiten der Unterlagen von Betreuungseinrichtungen
- Bewohnerakten vereinen mehrere Rechtsregime — Patientenakten (20 Jahre) sowie Sozial- und Verwaltungsunterlagen haben unterschiedliche Fristen; wir helfen, sie vor der Aussonderung zu ordnen.
- Daten zu Gesundheit und Lebenssituation der Betreuten sind Daten besonderer Kategorien (Art. 9 DSGVO) — der Vernichtungsstandard ist Sicherheitsstufe P-5.
- Öffentliche Einrichtungen sondern nach ihrem Aktenplan aus — wir vernichten die Unterlagen nach Abschluss des Verfahrens, mit Protokoll für die Akte.
- Archive wachsen über Jahrzehnte — bei Auflösung, Umwandlung oder Umzug einer Einrichtung holen wir den gesamten Bestand mit einem einzigen Transport ab.
Fristen für die Unterlagen einer Einrichtung
Richtwerte für die häufigsten Kategorien:
| Art der Unterlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Patientenakten der Bewohner | 20 Jahre |
| Sozialunterlagen und Bescheide | laut Aktenplan der Einrichtung |
| Buchhaltungsunterlagen | 5 Jahre |
| Personalakten des Personals (Beschäftigung ab 2019) | 10 Jahre |
| Lohnlisten | 10 Jahre |
Kostenloser Aufbewahrungskalender für Firmenunterlagen (PDF)
Die vollständige Fristenübersicht für über zwanzig Kategorien von Unterlagen — samt Regeln zur Fristberechnung und einer Checkliste für das Aufräumen im Archiv.
Kalender herunterladenWas wir bieten
Wir kennen den Alltag von Rund-um-die-Uhr-Einrichtungen — die Abholung legen wir auf eine ruhige Tageszeit, die Unterlagen kommen noch vor Ort in abschließbare Behälter, und abgerechnet wird per Rechnung mit Zahlungsziel.
- Abholung vor Ort — wir holen die Unterlagen in Warschau und der Woiwodschaft Masowien direkt bei Ihnen ab; Sie müssen nichts transportieren und nichts vorsortieren.
- Vernichtung nach DIN 66399 — standardmäßig in Sicherheitsstufe P-4, für besonders geschützte Daten in Stufe P-5.
- Vernichtungsprotokoll — ein Dokument mit Datum, Umfang und Methode der Vernichtung, das Sie bei einer Kontrolle der polnischen Datenschutzbehörde (UODO) vorlegen.
- Sicherheitsbehälter für Unterlagen — bei laufender Zusammenarbeit stellen wir abschließbare Behälter auf und tauschen sie in einem vereinbarten Rhythmus.
So läuft die Zusammenarbeit ab
- Kontakt und Angebot — telefonisch oder per E-Mail; eine ungefähre Mengenangabe genügt (Anzahl der Ordner, Säcke oder laufende Meter Akten).
- Abholung — wir kommen zum vereinbarten Termin, wiegen die Unterlagen und sichern sie für den Transport.
- Vernichtung und Protokoll — die Unterlagen werden nach DIN 66399 vernichtet, und Sie erhalten ein Vernichtungsprotokoll für Ihre DSGVO-Dokumentation.
Das Archiv der Einrichtung muss geordnet werden?
Kontaktieren Sie uns mit der ungefähren Menge der Unterlagen — wir schlagen einen Abholtermin und eine für sensible Daten geeignete Vernichtungsmethode vor. Mehr zum Ablauf erfahren Sie auf der Seite unserer Aktenvernichtung.
Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com