Aktenvernichtung für Buchhaltungs- und Steuerbüros

Ein Buchhaltungsbüro verwahrt die Unterlagen vieler Unternehmen zugleich — und verantwortet sie wie die eigenen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen die Buchhaltungs- und Personalunterlagen der Mandanten DSGVO-konform und gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag vernichtet werden. Ekotechnika holt die Unterlagen direkt im Büro ab, vernichtet sie nach DIN 66399 und stellt ein Protokoll aus — über zwanzig Buchhaltungsbüros aus Warschau und Umgebung arbeiten mit uns.

Besonderheiten der Unterlagen eines Buchhaltungsbüros

• Mandantenunterlagen sind anvertraute Daten — der Auftragsverarbeitungsvertrag verlangt in der Regel ihre Löschung oder Rückgabe nach Ende der Zusammenarbeit, und die Art der Löschung muss nachweisbar sein.
• Nach dem Jahresabschluss wächst das Archiv sprunghaft — der älteste Jahrgang kann dann gefahrlos ausgesondert werden; der beste Moment für eine gesammelte Abholung.
• Personal- und Lohnunterlagen der Mandanten enthalten Angaben zu Gehältern und zur Gesundheit (Krankschreibungen) — bei der Vernichtung gilt mindestens Sicherheitsstufe P-4.
• Das Vernichtungsprotokoll schützt das Büro — als Nachweis gegenüber dem Mandanten und der Datenschutzbehörde UODO, dass die Daten nach Fristablauf gelöscht wurden und nicht im Keller liegen.

Fristen, nach denen Buchhaltungsunterlagen vernichtet werden dürfen

Die am häufigsten ausgesonderten Kategorien aus dem Archiv eines Buchhaltungsbüros:

Die Fristen laufen ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Steuerzahlungsfrist abgelaufen ist — die Berechnungsregeln finden Sie im Kalender.

Was wir bieten

Wir kennen den Arbeitsrhythmus eines Buchhaltungsbüros — Abholungen planen wir außerhalb der Abschluss-Hochsaison, und bei laufender Zusammenarbeit stellen wir abschließbare Behälter auf, in die Arbeitsausdrucke und abgelaufene Unterlagen laufend wandern.

• Abholung vor Ort — wir holen die Unterlagen in Warschau und der Woiwodschaft Masowien direkt bei Ihnen ab; Sie müssen nichts transportieren und nichts vorsortieren.
• Vernichtung nach DIN 66399 — standardmäßig in Sicherheitsstufe P-4, für besonders geschützte Daten in Stufe P-5.
• Vernichtungsprotokoll — ein Dokument mit Datum, Umfang und Methode der Vernichtung, das Sie bei einer Kontrolle der polnischen Datenschutzbehörde (UODO) vorlegen.
• Sicherheitsbehälter für Unterlagen — bei laufender Zusammenarbeit stellen wir abschließbare Behälter auf und tauschen sie in einem vereinbarten Rhythmus.

So läuft die Zusammenarbeit ab

1. Kontakt und Angebot — telefonisch oder per E-Mail; eine ungefähre Mengenangabe genügt (Anzahl der Ordner, Säcke oder laufende Meter Akten).
2. Abholung — wir kommen zum vereinbarten Termin, wiegen die Unterlagen und sichern sie für den Transport.
3. Vernichtung und Protokoll — die Unterlagen werden nach DIN 66399 vernichtet, und Sie erhalten ein Vernichtungsprotokoll für Ihre DSGVO-Dokumentation.

Platzt das Archiv Ihres Büros aus allen Nähten?

Nach dem Jahresabschluss genügt ein Anruf — wir holen die ausgesonderten Jahrgänge ab und hinterlassen ein Vernichtungsprotokoll für Sie und Ihre Mandanten. Mehr zum Ablauf erfahren Sie auf der Seite unserer Aktenvernichtung.

Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com