Aufbewahrungskalender für Firmenunterlagen 2026 — kostenlos herunterladen
Wie viele Jahre muss ein Unternehmen Rechnungen, Personalakten oder Sozialversicherungsunterlagen aufbewahren — und was passiert nach Fristablauf? Wir haben die Antworten an einer Stelle zusammengefasst. Das Material ist kostenlos — wir senden es an die angegebene E-Mail-Adresse.
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- Vollständige Fristentabelle — Buchhaltung und Steuern, Personal und Lohn, Sozialversicherung, Verträge sowie branchenspezifische Unterlagen (Medizin, Bau, Kanzlei).
- Richtige Fristberechnung — warum fünf Jahre nicht ab Rechnungsdatum laufen und wann die Frist gehemmt ist.
- Vorgehen nach Fristablauf — DSGVO-Anforderungen, Sicherheitsstufen nach DIN 66399 und die Rolle des Vernichtungsprotokolls.
- Checkliste für das Archiv — sieben Schritte, von der Kategorienliste bis zum Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis.
Die am häufigsten geprüften Fristen
Nachfolgend ein Auszug — die vollständige Tabelle umfasst über zwanzig Kategorien:
| Art der Unterlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen | 5 Jahre |
| Personalakten (Beschäftigung ab 2019) | 10 Jahre |
| Personalakten (Beschäftigung vor 2019) | 50 Jahre* |
| Lohnlisten und Gehaltsunterlagen | 10 Jahre |
| Sozialversicherungsunterlagen (ZUS) | 10 Jahre |
| Patientenakten | 20 Jahre |
* 10 Jahre, wenn der Arbeitgeber den Informationsbericht OSW/RIA bei der ZUS eingereicht hat. Weitere Kategorien — im vollständigen Dokument.
Warum das wichtig ist
Die DSGVO wirkt in beide Richtungen: Unterlagen mit personenbezogenen Daten müssen für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt werden — sie danach „vorsichtshalber" zu behalten, verstößt jedoch gegen den Grundsatz der Speicherbegrenzung. Nach Fristablauf sind die Unterlagen so zu vernichten, dass der Inhalt nicht wiederherstellbar ist — und die Vernichtung ist zu dokumentieren.
Altpapier genügt dafür nicht. Für personenbezogene Daten gilt Sicherheitsstufe P-4 nach DIN 66399, für besonders geschützte Daten P-5. Nachweis gegenüber der Aufsichtsbehörde ist das Vernichtungsprotokoll mit Datum, Umfang und Methode.
Unterlagen nach Fristablauf zu vernichten?
Ekotechnika holt Unterlagen bei Ihnen in Warschau und der Woiwodschaft Masowien ab, vernichtet sie nach DIN 66399 und stellt ein Vernichtungsprotokoll aus. Wir übernehmen einmalige Archivauflösungen ebenso wie die laufende Zusammenarbeit mit Sicherheitsbehältern.
Kontakt: 531 690 670 · bok@niszczeniedokumentow.com