FAQ

1. Was kostet die Aktenvernichtung in Warschau?

Die Vernichtung von bis zu 200 kg Dokumenten kostet 400 PLN netto. Darin enthalten sind Abholung in Ihrem Unternehmen, Verladung und das Vernichtungsprotokoll. Ab 200 kg rechnen wir nach Gewicht ab – wir wiegen die Unterlagen vor Ort mit einer elektronischen Waage in Ihrem Beisein, Sie zahlen also für die tatsächliche Menge. In Warschau berechnen wir keine Anfahrt. Für Piaseczno, Pruszków, Otwock, Legionowo, Grodzisk Mazowiecki kommen 100 PLN netto hinzu, weitere Orte kalkulieren wir individuell.

2. Welche Dokumente können zur Vernichtung abgegeben werden?

Wir vernichten alle Dokumente mit personenbezogenen Daten und vertraulichen Informationen, darunter: Personalakten und HR-Dokumentation (Arbeitsverträge, Gehaltslisten, Mitarbeiterakten), Finanz- und Buchhaltungsunterlagen (Rechnungen, Verträge, Steuererklärungen, Berichte), medizinische und juristische Dokumentation, Ordner, Hefter, Mappen und Computerausdrucke. Neben Papierdokumenten vernichten wir auch elektronische Datenträger: HDD- und SSD-Festplatten, CDs/DVDs, USB-Sticks, Speicherkarten, Telefone, Tablets und Laptops.

3. Wie läuft der Prozess der Aktenvernichtung ab?

Die Dienstleistung erfolgt in wenigen einfachen Schritten: 1. Kontakt und Angebot – Sie rufen an oder schreiben, wir vereinbaren Termin und Preis. 2. Abholung – wir kommen zu Ihrem Unternehmen und übernehmen selbst die Verladung. 3. Transport – die Dokumente werden in geschlossenen Behältern oder versiegelten Säcken transportiert. 4. Vernichtung – die Dokumente werden in unserem Betrieb mit einem Industrieschredder gemäß DIN 66399 vernichtet. 5. Zertifikat – wir stellen ein Annahmeprotokoll und ein Zertifikat zur Bestätigung der Vernichtung aus. Der gesamte Prozess wird von einem Supervisor überwacht, was volle Vertraulichkeit garantiert.

4. Wie lange dauert die Ausführung der Dienstleistung?

Wir holen Dokumente dienstags und donnerstags ab – an diesen zwei Tagen ist unser Fahrer unterwegs. Eine rechtzeitig aufgegebene Bestellung erledigen wir am nächsten dieser Termine; die genaue Uhrzeit bestätigen wir bei der Beauftragung. Ist es eilig, sagen Sie es bei der Bestellung – wir versuchen, es einzurichten.

5. Kann ich bei der Aktenvernichtung anwesend sein?

Ja, das ist möglich. Sie können die Dokumente persönlich in unseren Betrieb bringen und ihre Vernichtung beobachten. Unser Betrieb liegt ca. 60 km von Warschau entfernt. Bitte vereinbaren Sie vorher telefonisch einen Termin.

6. Holen Sie Dokumente vom Firmensitz ab?

Ja – wir kommen zur angegebenen Adresse und tragen die Unterlagen selbst hinaus. Sie müssen nichts verpacken, nichts schleppen und keinen Transport organisieren. Wir arbeiten in Warschau und in ganz Masowien. In Warschau sind Abholung und Verladung im Preis enthalten. Außerhalb Warschaus kommt der Transport hinzu: 100 PLN netto für Piaseczno, Pruszków, Otwock, Legionowo, Grodzisk Mazowiecki, weitere Orte individuell.

7. Erhalte ich nach der Aktenvernichtung ein Zertifikat?

Ja. Jede Dienstleistung endet mit der Ausstellung von zwei Dokumenten: dem Annahmeprotokoll – der Bestätigung, dass wir die Materialien zur Vernichtung angenommen haben, und dem Vernichtungszertifikat – der Bestätigung der ordnungsgemäßen und sicheren Vernichtung. Beide Dokumente belegen die Erfüllung der Datenschutzpflicht nach der DSGVO und können bei einer Kontrolle der Datenschutzbehörde vorgelegt werden.

8. Ist die Aktenvernichtung für Unternehmen eine gesetzliche Pflicht?

Ja. Gemäß der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist jeder Verantwortliche für personenbezogene Daten verpflichtet, die sichere Löschung von Daten sicherzustellen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Das Entsorgen von Dokumenten mit personenbezogenen Daten im normalen Müll oder ihre unbefugte Weitergabe kann eine Geldstrafe der Datenschutzbehörde nach sich ziehen. Die professionelle Vernichtung mit Zertifikat dokumentiert die Erfüllung dieser Pflicht.

9. Was ist die Norm DIN 66399 und warum ist sie wichtig?

DIN 66399 ist eine europäische Norm, die Sicherheitsstufen für die Vernichtung von Datenträgern definiert (von P-1 bis P-7 für Papier). Je höher die Stufe, desto kleiner die Fragmente – und desto schwieriger die Wiederherstellung der Informationen. Unternehmen, die personenbezogene, medizinische oder finanzielle Daten verarbeiten, sollten für Papierdokumente mindestens die Klasse P-4 verwenden. Unsere Dienstleistungen entsprechen den Anforderungen dieser Norm.

10. Vernichten Sie Festplatten und andere Datenträger?

Ja, wir bieten die physische Vernichtung elektronischer Datenträger an, darunter HDD- und SSD-Festplatten, CDs, DVDs und Blu-rays, Speicherkarten und USB-Sticks, Telefone, Tablets und Laptops. Die physische Vernichtung des Datenträgers ist die einzige Methode, die die Unwiederherstellbarkeit der Daten garantiert – Formatieren und logisches Löschen reichen aus DSGVO-Sicht nicht aus.

11. Wie lange müssen Firmendokumente aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente sind gesetzlich geregelt: Personalakten der Mitarbeiter – 10 Jahre (Einstellung nach dem 1.01.2019) oder 50 Jahre (davor Eingestellte); Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen – 5 Jahre; Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen – 5 Jahre; Handelsverträge – mindestens 6 Jahre (Verjährungsfrist); medizinische Dokumentation – 20 Jahre. Nach Ablauf dieser Fristen müssen die Dokumente DSGVO-konform sicher vernichtet werden.

12. Sind Sie auch außerhalb Warschaus tätig?

Ja – wir decken ganz Masowien ab. Nach Piaseczno, Pruszków, Otwock, Legionowo, Grodzisk Mazowiecki fahren wir für 100 PLN netto Transport; für jeden dieser Orte gibt es auf unserer Website eine eigene Seite mit Angaben zur Anfahrt (auf Polnisch). Weitere Orte kalkulieren wir individuell – geben Sie einfach die Adresse bei der Beauftragung an. Bei größeren Aufträgen fahren wir auch in andere Woiwodschaften.

13. Wie bestelle ich die Aktenvernichtung?

Zamówienie usługi jest proste: zadzwoń pod numer 531 690 670 lub 22 631 27 46, napisz na adres bok@niszczeniedokumentow.com lub wypełnij formularz kontaktowy na stronie niszczeniedokumentow.com/kontakt. Poinformuj nas o szacowanej ilości dokumentów (w kg lub liczbie segregatorów), lokalizacji odbioru i preferowanym terminie. Wrócimy do Ciebie z wyceną w ciągu kilku godzin.

14. Arbeiten Sie DSGVO-konform?

Ja – alle unsere Prozesse wurden mit Blick auf volle DSGVO-Konformität gestaltet: Die Dokumente werden in geschlossenen, versiegelten Behältern transportiert; der gesamte Prozess wird von einem dedizierten Supervisor überwacht; wir stellen ein Vernichtungszertifikat als Nachweis der Pflichterfüllung aus; die Vernichtung erfolgt gemäß DIN 66399.

15. Was ist der Mindestumfang einer Bestellung?

Es gibt keine Mindestmenge – wir bedienen sowohl ein kleines Büro mit ein paar Kartons als auch ein Unternehmen mit mehreren Tonnen Archiv. Das Grundpaket sind bis 200 kg für 400 PLN netto, das entspricht etwa 100 durchschnittlich gefüllten Archivordnern oder 20 Archivkartons – wir haben nachgewogen, ein durchschnittlich gefüllter Ordner wiegt rund 2 kg. Wenn Sie die Menge nicht kennen, rufen Sie an und beschreiben Sie, wie viel Platz die Unterlagen einnehmen. Wir rechnen es gemeinsam aus.

16. Muss ich Heftklammern, Büroklammern entfernen oder Dokumente aus Ordnern nehmen?

Sie müssen nichts vorbereiten. Übergeben Sie die Unterlagen genau so, wie sie sind – mit Heftklammern, Büroklammern, in Prospekthüllen, Mappen und Ordnern. Das gilt auch für Behälter: Sie werfen alles hinein, ohne etwas herauszunehmen. Unser Industrieschredder kommt damit problemlos zurecht, und Sie sparen Stunden – bei einigen Dutzend Ordnern ist das Heraussortieren ein ganzer Arbeitstag.

17. Kann ich einen Dokumentenbehälter mieten?

Ja – wir stellen einen abschließbaren Behälter für 7 Tage zu 300 PLN netto je Behälter. Er fasst etwa 100 kg Papier, ungefähr den Inhalt eines großen Aktenschranks. Sie müssen nichts heraussortieren – Heftklammern, Hüllen und Ordner können drin bleiben, nur brauchen Ordner mehr Platz als lose Blätter. Danach holen wir den Behälter samt Inhalt ab, vernichten die Unterlagen und stellen das Vernichtungsprotokoll aus.

18. Schließen Sie Auftragsverarbeitungsverträge ab?

Ja, auf Wunsch des Kunden schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO ab. Das Muster können Sie von unserer Website herunterladen: AVV-Muster herunterladen (DOCX, auf Polnisch).