FAQ

1. Was kostet die Aktenvernichtung in Warschau?

Der Preis der Aktenvernichtung hängt von der Materialmenge ab. Das Standardpaket für Unternehmen umfasst die Vernichtung von bis zu 200 kg Dokumenten für 400 PLN netto – Abholung beim Kunden, Verladung und Transport inklusive. Größere Mengen werden individuell nach Gewicht berechnet. Kontaktieren Sie uns telefonisch oder über das Formular für ein kostenloses Angebot.

2. Welche Dokumente können zur Vernichtung abgegeben werden?

Wir vernichten alle Dokumente mit personenbezogenen Daten und vertraulichen Informationen, darunter: Personalakten und HR-Dokumentation (Arbeitsverträge, Gehaltslisten, Mitarbeiterakten), Finanz- und Buchhaltungsunterlagen (Rechnungen, Verträge, Steuererklärungen, Berichte), medizinische und juristische Dokumentation, Ordner, Hefter, Mappen und Computerausdrucke. Neben Papierdokumenten vernichten wir auch elektronische Datenträger: HDD- und SSD-Festplatten, CDs/DVDs, USB-Sticks, Speicherkarten, Telefone, Tablets und Laptops.

3. Wie läuft der Prozess der Aktenvernichtung ab?

Die Dienstleistung erfolgt in wenigen einfachen Schritten: 1. Kontakt und Angebot – Sie rufen an oder schreiben, wir vereinbaren Termin und Preis. 2. Abholung – wir kommen zu Ihrem Unternehmen und übernehmen selbst die Verladung. 3. Transport – die Dokumente werden in geschlossenen Behältern oder versiegelten Säcken transportiert. 4. Vernichtung – die Dokumente werden in unserem Betrieb mit einem Industrieschredder gemäß DIN 66399 vernichtet. 5. Zertifikat – wir stellen ein Annahmeprotokoll und ein Zertifikat zur Bestätigung der Vernichtung aus. Der gesamte Prozess wird von einem Supervisor überwacht, was volle Vertraulichkeit garantiert.

4. Wie lange dauert die Ausführung der Dienstleistung?

In der Regel führen wir die Dienstleistung innerhalb von 1–2 Werktagen nach der Anfrage aus. In dringenden Fällen ist die Abholung sogar am nächsten Tag möglich. Kontaktieren Sie uns, um den passendsten Termin zu vereinbaren.

5. Kann ich bei der Aktenvernichtung anwesend sein?

Ja, das ist möglich. Sie können die Dokumente persönlich in unseren Betrieb bringen und ihre Vernichtung beobachten. Unser Betrieb liegt ca. 60 km von Warschau entfernt. Bitte vereinbaren Sie vorher telefonisch einen Termin.

6. Holen Sie Dokumente vom Firmensitz ab?

Ja – wir holen die Dokumente direkt von Ihrem Sitz ab, einschließlich der Verladung. Wir sind in Warschau und ganz Masowien tätig. Abholung und Transport sind im Preis inbegriffen. Sie müssen keinen Transport organisieren und kein Fahrzeug mieten – wir kümmern uns um alles.

7. Erhalte ich nach der Aktenvernichtung ein Zertifikat?

Ja. Jede Dienstleistung endet mit der Ausstellung von zwei Dokumenten: dem Annahmeprotokoll – der Bestätigung, dass wir die Materialien zur Vernichtung angenommen haben, und dem Vernichtungszertifikat – der Bestätigung der ordnungsgemäßen und sicheren Vernichtung. Beide Dokumente belegen die Erfüllung der Datenschutzpflicht nach der DSGVO und können bei einer Kontrolle der Datenschutzbehörde vorgelegt werden.

8. Ist die Aktenvernichtung für Unternehmen eine gesetzliche Pflicht?

Ja. Gemäß der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist jeder Verantwortliche für personenbezogene Daten verpflichtet, die sichere Löschung von Daten sicherzustellen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Das Entsorgen von Dokumenten mit personenbezogenen Daten im normalen Müll oder ihre unbefugte Weitergabe kann eine Geldstrafe der Datenschutzbehörde nach sich ziehen. Die professionelle Vernichtung mit Zertifikat dokumentiert die Erfüllung dieser Pflicht.

9. Was ist die Norm DIN 66399 und warum ist sie wichtig?

DIN 66399 ist eine europäische Norm, die Sicherheitsstufen für die Vernichtung von Datenträgern definiert (von P-1 bis P-7 für Papier). Je höher die Stufe, desto kleiner die Fragmente – und desto schwieriger die Wiederherstellung der Informationen. Unternehmen, die personenbezogene, medizinische oder finanzielle Daten verarbeiten, sollten für Papierdokumente mindestens die Klasse P-4 verwenden. Unsere Dienstleistungen entsprechen den Anforderungen dieser Norm.

10. Vernichten Sie Festplatten und andere Datenträger?

Ja, wir bieten die physische Vernichtung elektronischer Datenträger an, darunter HDD- und SSD-Festplatten, CDs, DVDs und Blu-rays, Speicherkarten und USB-Sticks, Telefone, Tablets und Laptops. Die physische Vernichtung des Datenträgers ist die einzige Methode, die die Unwiederherstellbarkeit der Daten garantiert – Formatieren und logisches Löschen reichen aus DSGVO-Sicht nicht aus.

11. Wie lange müssen Firmendokumente aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente sind gesetzlich geregelt: Personalakten der Mitarbeiter – 10 Jahre (Einstellung nach dem 1.01.2019) oder 50 Jahre (davor Eingestellte); Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen – 5 Jahre; Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen – 5 Jahre; Handelsverträge – mindestens 6 Jahre (Verjährungsfrist); medizinische Dokumentation – 20 Jahre. Nach Ablauf dieser Fristen müssen die Dokumente DSGVO-konform sicher vernichtet werden.

12. Sind Sie auch außerhalb Warschaus tätig?

Ja, wir betreuen Kunden in ganz Masowien, darunter Pruszków, Piaseczno, Legionowo, Otwock, Grodzisk Mazowiecki und umliegende Orte. Bei größeren Aufträgen ist auch die Betreuung aus anderen Woiwodschaften möglich – kontaktieren Sie uns, um Details zu besprechen.

13. Wie bestelle ich die Aktenvernichtung?

Zamówienie usługi jest proste: zadzwoń pod numer 531 690 670 lub 22 214 52 20, napisz na adres bok@niszczeniedokumentow.com lub wypełnij formularz kontaktowy na stronie niszczeniedokumentow.com/kontakt. Poinformuj nas o szacowanej ilości dokumentów (w kg lub liczbie segregatorów), lokalizacji odbioru i preferowanym terminie. Wrócimy do Ciebie z wyceną w ciągu kilku godzin.

14. Arbeiten Sie DSGVO-konform?

Ja – alle unsere Prozesse wurden mit Blick auf volle DSGVO-Konformität gestaltet: Die Dokumente werden in geschlossenen, versiegelten Behältern transportiert; der gesamte Prozess wird von einem dedizierten Supervisor überwacht; wir stellen ein Vernichtungszertifikat als Nachweis der Pflichterfüllung aus; die Vernichtung erfolgt gemäß DIN 66399.

15. Was ist der Mindestumfang einer Bestellung?

Wir schreiben keine Mindestmenge an Dokumenten vor – wir betreuen kleine Büros mit wenigen Kartons ebenso wie große Unternehmen mit Tausenden Kilogramm Archiv. Das Standardpaket umfasst bis zu 200 kg für 400 PLN netto, was etwa 20–30 vollen Ordnern entspricht.

16. Muss ich Heftklammern, Büroklammern entfernen oder Dokumente aus Ordnern nehmen?

Nein. Sie können die Dokumente so übergeben, wie sie sind – mit Heftklammern, Büroklammern, in Hüllen, Mappen und Ordnern. Unser Industrieschredder verarbeitet sie problemlos, und Sie sparen Stunden an Arbeit.

17. Kann ich einen Dokumentenbehälter mieten?

Ja. Wir stellen einen abschließbaren Behälter für 7 Tage in Ihrem Unternehmen auf – für 300 PLN netto pro Behälter. Nach dem Befüllen holen wir ihn ab und vernichten den Inhalt mit Vernichtungsprotokoll.

18. Schließen Sie Auftragsverarbeitungsverträge ab?

Ja, auf Wunsch des Kunden schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO ab. Das Muster können Sie von unserer Website herunterladen: AVV-Muster herunterladen (DOCX, auf Polnisch).